Software garante transparência na cobrança de honorários

Módulo do Intersap Web ajuda a fidelizar clientes tornando claros os detalhes das faturas

A.C. Macedo*

Antonio Carlos Macedo (diretor- MACDATA)

Antonio Carlos Macedo, diretor da Macdata

Em prestações de serviços advocatícios complexos, nada mais justo que informar de maneira cristalina e minuciosa toda gama de tarefas executadas. Essa obrigação dos escritórios de advocacia pode ser automatizada pelo Módulo de Faturamento do Intersap Web, programa da Macdata que economiza tempo em atividades administrativas, eleva o grau de precisão das cobranças e garante ao cliente maior controle sobre seus gastos. Todos ganham com essa transparência, pois com uma experiência mais satisfatória num dos pontos nevrálgicos dos relacionamentos comerciais – o preço – a tendência é haver maior estímulo à fidelização.

A cobrança de honorários em serviços jurídicos pode ser efetuada em vários formatos:

1. Tempo despedido (Timesheet)

2. Tarefa executada

3. Valor mensal fixo em cada processo

4. Valor fixo mensal

Podem também ser utilizadas mais de uma modalidade em um só contrato: cobrar serviços sob demanda em processos cíveis, conforme tabela (audiência: R$ X; diligências: R$ Y). É comum ainda a cobrança de um valor mensal fixo para o acompanhamento de processos trabalhistas. Outro sistema é a cobrança por tempo gasto em eventos determinados (elaboração de defesa, pareceres). E, ainda, um valor fixo a título de consultoria tributária.

O Módulo de Faturamento do Intersap Web permite que o escritório utilize todas as formas de cobrança, individualizando preços e condições em contratos vinculados aos clientes. Na rotina diária, basta que os responsáveis e executores lancem sistematicamente no sistema os eventos realizados. Depois de conferidos e efetuados eventuais ajustes, os eventos são liberados para leitura e homologação pelo cliente.

O sistema é utilizado para cobrança da clientela e também para o pagamento dos colaboradores do escritório. Outro benefício do módulo é medir produtividade. Toda essa base de dados circula em ambiente web compartilhando com colaboradores, área financeira e clientes. O escritório pode apresentar os valores antecipadamente para o cliente, que ganha tempo para contestar ou solicitar informações complementares na própria ferramenta, evitando desgastes e morosidade.

Uma vez aprovada a fatura pelo cliente, o boleto de cobrança é disponibilizado para pagamento. O Módulo de Faturamento do Intersap Web é a inteligência aplicada à cobrança dos honorários advocatícios.

*diretor da Macdata

De olho no Jurídico

Por Antonio Carlos Alvim de Macedo

As regras aplicadas na atividade jurídica nem sempre são eficazes, porque geralmente são baseadas em instruções internas construídas sob uma política simplista em que não são observados possíveis pontos de desvio, principalmente na área trabalhista.

Macedo, diretor presidente da Macdata

Macedo, diretor presidente da Macdata

As demandas judiciais podem gerar resultados imprevisíveis e de alto custo para as empresas caso os procedimentos fundamentais para evitar perdas voluntárias e involuntárias não sejam observados.

Não basta contratar escritórios jurídicos reconhecidamente competentes para evitar prejuízos nas demandas judiciais. Além da defesa dos interesses da empresa no âmbito judicial é necessário estabelecer normas regulamentares para a atividade visando evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer.

Para detectar possíveis problemas, sugerimos focar nos pontos abaixo:

1. Provisionamentos

Verificar o comportamento financeiro perante as ações judiciais, sempre lembrando que provisionamentos altos demais geram alocação excessiva de capital, sendo que o inverso interfere negativamente no fluxo de caixa.

2. Custos com perícias

Quando a empresa não apresenta cálculos confiáveis nas liquidações de sentenças, inevitavelmente a perícia judicial será determinada pelo Juiz.

3. Acordos

Na justiça trabalhista não se pode considerar todos os pedidos formulados pelo reclamante como valor de negociação. Em muitos casos o reclamante postula direitos inexistentes somente com a intenção de valorar o processo.

4. Custos de manutenção

Geralmente em um universo de demandas trabalhistas existe uma quantidade considerável de ações denominadas “negativas”, onde se gasta mais para mantê-las do que para liquidá-las.

5. Controle sobre os pagamentos

Processos geram custos diversos, portanto, é necessário controlar não somente os depósitos recursais, mas também as despesas gerais incluindo os custos com cálculos e assistências periciais.

A prática da boa governança corporativa deve ser efetuada em prol dos acionistas, investidores e da própria empresa. No entanto, na área jurídica ainda existe certa resistência na implantação de processos e controles, o que resulta em um isolamento à semelhança de uma “caixa preta”.

Existem fatores que contribuem para impedir a implantação de processos específicos ou gerar inconsistências que impedem o perfeito monitoramento da área. Podemos citar, dentre eles, a natureza protecionista da Justiça do Trabalho que induz os trabalhadores a formularem pleitos indevidos, uma vez que não são aplicadas sanções para coibir tal prática.

Quando existem vários pedidos é necessário apurar os valores correspondentes e classificá-los isoladamente, portanto, uma ação trabalhista pode apresentar valores em diversas classificações de risco.

Também não se pode esquecer o reflexo entre os pedidos formulados que, dependendo da classificação, pode afetar o resultado de forma significativa. Simulando uma ação trabalhista que pleiteie equiparação salarial e horas extras onde a área jurídica atribua um risco de perda provável estimado em 30% no primeiro pedido é importante que os demais sejam calculados levando em consideração a primeira atribuição e assim por diante, sempre que o risco seja modificado.

É imprescindível que na negociação de acordos a empresa se posicione dentro de sua margem de perda real, mas, na prática, geralmente, isto não acontece.

Para que se apurem valores confiáveis é necessário integrar os sistemas de folha de pagamento e ponto eletrônico ao sistema de cálculo, senão, por mais que se adotem critérios de apuração o resultado será ilusório, comprometendo todo o processo de classificação de risco e o consequente provisionamento.

Por conta de o processo envolver diversos agentes, internos e externos, é de suma importância que o controle seja efetuado de forma digital, online. Desta forma obtém-se interação em tempo real fazendo que os resultados transitem dentro dos prazos necessários.

O domínio financeiro deve ser de exclusiva competência da empresa. Esta responsabilidade não deve ser transferida aos escritórios jurídicos, que se restringem à função de classificar os riscos de perda aos títulos já calculados.

Muitas empresas delegam todas as etapas do processo jurídico a um escritório terceirizado. Mas essa opção não leva em consideração o grau de complexidade e envolvimento de áreas especializadas, principalmente, a financeira.

Além da necessidade de estabelecer valores confiáveis dentro de critérios de classificação de riscos para as demandas judiciais, é preciso analisar os custos de manutenção do contencioso.

A forma de contratação de serviços jurídicos é muito importante para estabelecer um compromisso com resultados. O pagamento mensal de honorários pelo tempo em que tramitar o processo deve ser evitado, porque esta prática inibe o interesse do parceiro no saneamento do passivo jurídico. O ideal é efetuar a contratação por etapas processuais, não se esquecendo de estabelecer um adicional por êxito no fechamento de acordos abaixo da margem fornecida pela empresa.

Outro assunto que merece destaque diz respeito às ações contra terceirizados, em que a empresa figura como ré por responsabilidade solidária ou subsidiária. Estas ações tem a defesa, por parte da empresa, limitada a se eximir da responsabilidade pleiteada e que, geralmente, exige menos trabalho que um processo direto. Portanto, é importante diferenciar estas ações no ato da contratação.

Os valores em disputa nas contendas judiciais são expressivos e devem ser controlados dentro de processos confiáveis que envolvam todas as áreas interessadas. Portanto, é de suma importância checar e conferir os processos e normas relacionadas ao jurídico.

Antonio Carlos Alvim de Macedo é diretor presidente da empresa Macdata Tecnologia, participou de levantamentos de passivos e de geração de processos e softwares de controle em empresas corporativas como a Petrobras, Votorantim e Mahle.

Sobre a Macdata: Fundada em 1988, a Macdata possui mais de 10 mil clientes, conquistados por meio de sua atuação nacional com o desenvolvimento de soluções ligadas a tecnologia jurídica e a prestação de serviços complementares.

Informações para a imprensa:
Marina Novaes Macedo / (11) 99952-0078
mahnovaes.macedo@gmail.com