Adoção de TI otimiza processos dos escritórios, diz diretor da Macdata

Por Talula Mel

A demanda por serviços de TI é proporcional à evolução da tecnologia e à mudança de costumes”, afirma Antonio Carlos Alvim de Macedo, diretor da Macdata Tecnologia, empresa que fornece softwares e serviços à área jurídica.

Antonio Carlos Alvim de Macedo, diretor da Macdata Tecnologia

Antonio Carlos Alvim de Macedo, diretor da Macdata Tecnologia

Em entrevista ao Última Instância, Macedo falou da adoção da TI no universo jurídico. “A otimização dos processos, que vão desde a eliminação do papel até a prestação de serviços em home office”, vem sendo crescentemente procurada pelos profissionais da área. Segundo ele, com a apropriação da tecnologia de informação pelas instâncias jurídicas no Brasil, a tendência é que a demanda por esses serviços avancem também nos escritórios privados de advocacia.

Leia a seguir a íntegra da entrevista com o diretor da Macdata:

Última Instância: Como você avalia a adoção da Tecnologia da Informação pelos escritórios de advocacia brasileiros nos últimos anos? A demanda dos escritórios por serviços de T.I tem crescido muito?

Antonio Carlos Alvim de Macedo: A demanda por serviços de TI nos escritórios de advocacia caminha juntamente com a evolução da tecnologia e a mudança de costumes. Não é preciso voltar muito no tempo para constatar a evolução dos equipamentos. Hoje, com um smartphone, é possível consultar processos pela Internet, fotografar e enviar documentos, interagir com sistemas de gestão e mais. Portanto, a demanda tem crescido por serviços que otimizem o tempo, aumentando a produtividade.

A Tecnologia da Informação está amplamente difundida nos escritórios de advocacia?

Macedo: Um fator importante na difusão e adoção de práticas e sistemas é a própria informatização da Justiça brasileira. Uma vez que o poder público evolua na tecnologia da informação, a tendência é a adoção de novos processos por parte da iniciativa privada.

Atualmente, o nível de utilização de TI nos escritórios no Brasil está em linha com o que já é adotado por seus pares na Europa, Estados Unidos ou América Latina?

Macedo: A Justiça brasileira possui características próprias. Um exemplo é a Justiça do Trabalho, que permite grande quantidade de recursos impetrados em um processo. Isso dificulta a comparação com outros países. Algumas práticas, entretanto, como a padronização dos documentos judiciais, requerimentos e outras já adotadas no exterior, seriam muito bem-vindas no Brasil. Destaco, como facilitador, a leitura eletrônica desses documentos.

Como a TI pode contribuir para uma gestão mais eficiente do escritório?

Macedo: Otimizando processos, que vão desde a eliminação do papel até a prestação de serviços em “home office”. Essa modalidade de trabalho, por sinal, já é adotada por muitos escritórios de porte na cidade de São Paulo.

O menor crescimento da economia afetou a demanda dos escritórios por produtos e serviços de TI?

Macedo: Quando a expansão dos negócios é reduzida, em função de problemas econômicos, temos de buscar maior eficiência com os mesmos recursos financeiros. Esse fenômeno está ligado diretamente à adoção de tecnologias que proporcionem maior produtividade. Portanto, em teoria, a demanda por produtos e serviços de TI em tempos de vacas magras deveria aumentar. Mas, em muitos casos, isso não acontece em razão do fator psicológico sugerir o famoso “pé no freio” em matéria de novos investimentos.

Qual é sua avaliação sobre a informatização dos tribunais no Brasil? O processo tem sido muito lento? Há críticas a esse processo de adoção de TI pela Justiça?

Macedo: Existem dificuldades tremendas, a começar pelo conservadorismo, passando pelo corporativismo e desaguando na má aplicação de recursos. Todos esses fatores combinados têm impactado negativamente no processo como um todo. Podemos, contudo, avaliar como positivo o progresso na informatização dos tribunais na medida em que boa parte já está operando de forma satisfatória no âmbito da tecnificação.

Quais são os carros-chefe da Macdata? O que estes serviços oferecem? Para a empresa, como o mercado tem se comportado em 2013?

Macedo: A Macdata está presente no mercado há 25 anos, desenvolvendo softwares e serviços de apoio à advocacia. Em parceria com a UOL Diveo, disponibilizamos servidores e infraestrutura robusta para empresas e escritórios dos mais variados portes. Hoje em dia atuamos na guarda de documentos, digitalização, classificação de processos, execução de cálculos judiciais, gestão de riscos e provisionamentos, levantamentos de passivos e fornecimento de softwares de gestão integrados. Este é um ano marcante para a Macdata. Isso porque estaremos disponibilizando a aplicação Procálculo (cálculos trabalhistas e cíveis), totalmente integrada ao nosso sistema de gestão Intersap e ao SAP. Viabilizando provisionamentos, acordos e liquidações com agilidade e segurança, esse novo software comprovará mais uma vez a capacitação da Macdata como o laboratório que mais apresenta soluções inovadoras para o universo jurídico nacional.

Entrevista veiculada no Especial GESTÃO JURÍDICA da Última Instância, patrocinado pela Macdata.

Arnor Serafim confia 70 mil processos ao Intersap Web

Software de gestão jurídica da Macdata atende escritório há 12 anos

Ocupando um edifício inteiro da histórica rua Líbero Badaró, no centro velho de São Paulo, o moderno e poderoso escritório Arnor Serafim Jr. Advogados Associados conta em sua carteira de clientes com instituições financeiras como Itaú, Santander, Banco do Brasil e Serasa. São 70 mil processos das áreas cível e trabalhista nas mãos da empresa, que há doze anos adotou a solução da Macdata para gestão jurídica. “O Intersap Web é atualizado constantemente e evolui conforme nossas necessidades, sem que o escritório necessite interromper suas atividades. Todas as mudanças são introduzidas de forma serena, anunciadas com antecedência por avisos técnicos da Macdata”, explica o gestor do sistema de administração de processos do Arnor Serafim, José Roberto Fajolli.

Arnor Serafim Jr. Advogados Associados

Espaço antes reservado a arquivo de documentos em papel agora acomoda escritório para 25 colaboradores.

Com 180 colaboradores, o escritório da Arnor na Líbero Badaró tem sete andares. Um deles acaba de ter seu espaço liberado. Nesse pavimento, 40 mil pastas (4 milhões de folhas) de processos em papel “desapareceram”, ou melhor, foram digitalizadas pela Macdata. “Agora, o acesso ao conteúdo pode ser feito pela internet, onde quer que esteja o advogado e seu computador”, comemora Fajolli. O processo de digitalização – MacDigi – levou 11 meses. Com busca por termos, datas e outros parâmetros de classificação, os profissionais do Arnor podem acessar rapidamente os documentos, integrados ao Intersap Web. As folhas de papel viraram picotes e o imóvel ganhou valioso espaço onde podem ser desenvolvidas atividades mais produtivas e rentáveis.

Segundo Fajolli, um dos maiores benefícios do Intersap Web é a emissão de alertas sobre prazos nos processos – uma questão fatal para qualquer advogado. “O sistema da Macdata roda bem, com rapidez. Se às vezes os profissionais sentem alguma lentidão é devido à conexão da Internet”, admite o gestor do Arnor Serafim. O próximo passo em matéria de informatização do tradicional escritório será a distribuição de tablets aos causídicos, adianta Fajolli. Com esses equipamentos será ainda mais prático o acesso às informações jurídicas armazenadas no Intersap Web da Macdata, que utiliza a infraestrutura de storage do UOLDIVEO.

As 10 etapas do gerenciamento eletrônico de documentos

Consultor da Macdata explica processo para transformar papel em informação na Web

Não basta digitalizar. É preciso tratar todo tipo de documentação em papel de forma a garantir a integridade do conteúdo e sua acessibilidade via Internet. “Foi assim que a Macdata concebeu o sistema MacDigi, uma ferramenta capaz de eliminar grandes e onerosas quantidades de arquivos em papel e transformá-los em Bits (unidade de informação eletrônica armazenada)”, diz o consultor organizacional Fábio Orzi. Especializado em mensurar e incrementar a produtividade em escritórios de advocacia, além de departamentos jurídicos e administrativos de empresas, Orzi apresenta o passo-a-passo do fluxograma em operação na sede da Macdata, situada na Granja Viana (Cotia/SP).

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Recepção– Ao chegar à Macdata, a documentação enviada pelos clientes passa por manuseio e triagem.
Arquivamento– Todo o material em papel é guardado em arquivos de aço com classificação e etiquetagem destinadas a evitar extravios.
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Preparação– Devido à multiplicidade de formatos, os documentos em papel
recebem padronização pré-escaneamento.
Escâner– Além da tarefa de escanear, página-por-página, o operador monitora as imagens a fim de que as gravações preservem a máxima qualidade de leitura.
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Indexação– Depois de escaneados, os documentos recebem código de barras e indexação por assunto, data e outros indicadores capazes de facilitar sua recuperação.
Depósito– Os papéis, após digitalização, são mantidos encaixotados em estantes até decisão sobre sua destinação.
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Descarte– No caso de descarte, a papelada é embarcada em caminhões para posterior picotagem.
Acesso– A documentação em formato eletrônico é disponibilizada na Internet
com armazenamento no UOL, com quem a Macdata mantém parceria.
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Tela– Exemplo de documento ao alcance de usuários devidamente munidos de login e senha.
Coordenação– O consultor organizacional Fábio Orzi planeja e customiza a implantação do MacDigi nos clientes da Macdata.

 

Acesso via Internet e economia de espaço geram produtividade nas áreas jurídica e outras

Para o consultor Fabio Orzi, retorno do investimento ocorre após 6 meses

Com a crescente elevação dos custos imobiliários, ficou ainda mais atraente a gestão eletrônica de documentos (GED) em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, administrativos, financeiros, RH e outros. “Não faz mais sentido armazenar papelada em grandes áreas de escritório. Isso onera pesadamente os orçamentos das empresas”, argumenta o economista Fabio Orzi, consultor organizacional da Macdata. Com longa vivência nas áreas de auditoria e administração, Orzi prova por cálculos matemático-financeiros que a solução digital oferece de longe a melhor relação custo/benefício, um indicador capaz de fazer a diferença positiva na hora do balanço.

“Um espaço de 40 m2 numa área nobre de São Paulo, por exemplo, chega a custar por volta de R$ 4 mil reais mensais, incluindo aluguel, condomínio e IPTU. Se forem somadas despesas com pessoal, transporte de documentos, seguro e outras, o valor sobe ainda mais”, mostra o consultor da Macdata voltado a atender as necessidades dos clientes.” Quando o cliente adota a solução MacDigi, todos os volumosos processos armazenados em pastas passam a ser digitalizados. “Temos capacidade para digitalizar e indexar cerca de 50 mil páginas diariamente.” Os benefícios podem ser imediatamente sentidos nos escritórios, pois as informações digitalizadas são paulatinamente disponibilizadas pela internet.

Preparo

Processos judiciais e documentos administrativos recebem meticuloso tratamento da equipe Macdata, pois muitos chegam à sede da empresa, na Granja Viana, com imperfeições e formatações diversificadas. No escaneamento, o operador também realiza o tratamento das imagens. “Todas as informações precisam ser recuperadas. Então é importante esse monitoramento e controle de qualidade na hora de transformar papel em informação eletrônica”, explica Orzi.  Os documentos recebem código de barras e são indexados por data, assunto e outros indicadores que tornam automática sua recuperação via sistema de busca.

Outra característica do MacDigi é que o sistema dispensa uso de servidor próprio do cliente. “Todas as informações contam com a segurança do UOL, com quem a Macdata estabeleceu parceria. O risco de perda de conteúdo é zero”, garante o consultor. Esse acesso via Internet permite que os usuários habilitados, mediante login e senha, acessem os dados do escritório ou de qualquer outro ponto do Planeta via notebook, tablet ou smartphone.

Integração

O MacDigi pode ser integrado com outros sistemas da Macdata de administração de processos e também com os mais avançados softwares de gestão existentes no mercado e adotados internacionalmente. “Se os benefícios do MacDigi podem ser usufruídos imediatamente após o início da implantação, o retorno do investimento financeiro do cliente ocorre, em média, após seis meses da assinatura do contrato”, afirma Orzi.

Escritório Gastaldello acessa 7 mil processos pela web

Solução GED da Macdata foi implantada em 2012

 

Há vinte anos prestando serviços advocatícios, o Gastaldello Turco Barros e Advogados Associados conta hoje com cerca de 7.000 pAdriana_Advogada GASTALDELLOrocessos em sua base de dados eletrônica. A advogada Adriana Santos Barros, sócia do escritório, relata os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos implantada em 2012 pela Macdata. “Tivemos um acidente em nosso escritório, o que nos deixou sem acesso aos nossos arquivos. Foi aí então que decidimos optar pela segurança que o sistema digital proporciona quando bem estruturado. Num prazo de 6 meses, graças ao sistema MacDigi, conseguimos total acessibilidade a aproximadamente 6.000 processos.”

O MacDigi é o sistema da Macdata que digitaliza, armazena, classifica e disponibiliza pela web arquivos jurídicos e administrativos. “De forma organizada, sem desperdício de espaço físico, todos os profissionais habilitados do escritório podem agora acessar os processos via internet a qualquer tempo”, explica Adriana. De acordo com a causídica, o escritório Gastaldello deposita “total” confiança no sistema, pois: “em aproximadamente 18 meses de uso, não tivemos qualquer problema, o que já justificou o investimento.”

A sede do Gastaldello Turco Barros e Advogados Associados fica em São Bernardo do Campo (SP). Atua em Direito Administrativo, Ambiental, Bancário, Civil e Comercial, Consumidor, Imobiliário, Trabalho e Previdência Social, Tributário, Importação/Exportação e Terceiro Setor. A advogada Adriana Santos Barros reconhece que “gerenciamento de documentos costumava ser um grande problema no mundo jurídico.” Mas o quadro está mudando, “para melhor.” Sobre o impacto da informática no âmbito jurídico em geral, avalia que as “facilidades, agilidade e os benefícios da informatização estão sendo rapidamente percebidos.” No caso específico dos fóruns, a profissional preconiza “uma transformação com maior celeridade.”

 – O MacDigi é um sistema exclusivo da Macdata para administração de arquivos jurídicos por armazenamento e digitalização. Libera espaço físico, garantindo economia e proporcionando acesso via internet. Classifica toda documentação, mesmo nos mais extensos processos e arquivos. Permite fácil recuperação por sistema de busca integrado. 

Macdata facilita acesso dos jornalistas a seus produtos e serviços

Macdata ganha agilidade no atendimento à mídia

– A boa notícia é que ficou ainda mais fácil e rápido para jornalistas o acesso aos sistemas de cálculo judicial e de administração de documentos jurídico-administrativos da empresa líder de mercado no setor, a Macdata.

– Desde junho, nova assessoria de imprensa passa a facilitar o encaminhamento de pautas sobre produtos (softwares) e serviços Macdata, oferecendo ainda o especialista Antonio Carlos Macedo como fonte de informação para garantir maior consistência a matérias e, ainda, como autor de artigos com temáticas afins.

A Macdata atua desde 1988 oferecendo ao mercado softwares e serviços sintonizados com os avanços tecnológicos e legislação. Na área jurídica, desenvolve soluções para a gestão de processos e cálculos judiciais. Também se dedica ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Instalada no Polo Industrial da Granja Viana, em Cotia-SP, conta com espaço para armazenagem de documentos em papel. Cuida de sua digitalização e indexação, garantindo o acesso online aos usuários. Dentre seus clientes figuram escritórios de advocacia e sindicatos, além de departamentos jurídicos e de TI das empresas. Inclui em sua carteira pequenos escritórios e grandes corporações – ao todo mais de dez mil clientes.

Em seu escopo de atividades, auxilia empresas de capital aberto ou fechado no compliance (conjunto de disciplinas que visa o cumprimento de normas legais e regulamentos). Dentre os programas Macdata, destaca-se o INTERSAP WEB, aplicação modular que soluciona uma etapa de processo administrativo ou seu conjunto. A aplicação permite a integração com outros softwares sem necessidade de substituição de ferramentas já utilizadas. É utilizado em gestão de processos jurídicos, administrativos e outras instâncias.

Já o CERTUS WEB executa cálculos judiciais e extrajudiciais online. Determina multas, taxas, honorários, juros de mora, compensatórios e remuneratórios. Adota mais de 40 índices atualizados automaticamente. Complementa a linha da Macdata o MacDigi, sistema exclusivo de administração de arquivos jurídicos por armazenamento e digitalização. Libera espaço físico, garantindo economia e proporcionando acesso via internet. Classifica toda documentação, mesmo nos mais extensos processos e arquivos.

Antonio Carlos Alvim de Macedo – diretor-presidente da Macdata, participou de levantamentos de passivos e de geração de processos e softwares de controle em empresas como Petrobras, Votorantim e Mahle.

Contato com a imprensa:

Minirios Comunicação / Luis Sérgio – 11 98208 6103 ou 11 2367 9992

www.macdata.com.br

Macdata lança solução inédita para gerenciamento de arquivos

Jornal Brasil (DF)

MacDigi possibilita otimização da rotina de consulta de documentos em geral e processos jurídicos, por meio de digitalização, indexação personalizada, acesso remoto, e redução de espaços físicos e virtuais dedicados à armazenagem das informações.

Com um posicionamento pioneiro e inovador, a Macdata, especializada no desenvolvimento de soluções corporativas, apresenta ao mercado o MacDigi, sistema brasileiro idealizado para administrar todas as etapas que envolvem a gestão de arquivos, desde a digitalização de documentos ao seu armazenamento virtual.

O serviço consiste em classificar e indexar os documentos de acordo com sua especificação. Assim, é gerado um número através de código de barras, que é lido, datado e registrado para organizar e facilitar a localização do arquivo. Dessa forma, por exemplo, os escritórios de advocacia otimizam seu espaço físico e também virtual, já que todo o material digitalizado é hospedado em servidores dedicados, com alto nível de segurança, suportados pela Macdata.

A sistematização desses processos gera outros benefícios e vantagens para as empresas e profissionais da área jurídica como a possibilidade de inserção de anotações nas páginas, ou seja, eliminam-se papeis e anexos, além da praticidade e facilidade de consulta e atualização dos comentários registrados. A localização do documento torna-se fácil e rápida, podendo ser reclassificada pelo próprio usuário, pois o sistema respeita datas cronológicas, nomenclatura tradicional dos atos jurídicos, bem como o andamento de processos.

Somado a isso, o MacDigi permite acesso remoto ao conteúdo digitalizado e possui interface amigável que propicia sua integração com outros softwares jurídicos já implantados. “Nosso principal objetivo é disponibilizar uma solução que dê dinamismo às operações, com relevante relação custo-benefício e que impulsione o desempenho das atividades dos clientes”, explica Antonio Carlos Macedo, presidente da Macdata.

Todo o processo de digitalização realizado pelo MacDigi é coordenado por advogados e está disponível para escritórios jurídicos de todos os portes. Outro benefício da solução diz respeito à agilidade em localizar processos para auditoria, rastreando depósitos para recursos judiciais, com a classificação de guias e controle de pagamentos, por exemplo.