Inserção de Documentos no Intersap – GED

Todos os processos jurídicos, consultivos ou administrativos são repletos de documentos. O uso das ferramentas do Intersap Web muito facilitam as tarefas de inserção, acesso, recuperação, classificação, associação ao caso, preservação histórica e manipulação desses documentos.

Não por acaso, o Intersap oferece um módulo chamado GED, criado para a Gestão Eletrônica dos Documentos. Se o seu Intersap ainda não possui este módulo, basta entrar em contato com nossa área comercial e obter tal atualização.

O primeiro passo para adicionar um documento a um processo é abrir o caso no Intersap e entrar na aba “Envio Eletrônico”, destacada em vermelho na imagem a seguir. A manipulação de documentos no Intersap pode ser iniciada pelo Módulo Casos, ou diretamente pelo Módulo GED (destacados em vermelho).

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Feito isso, a etapa seguinte consiste em classificar o documento.

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Há vários tipos diferentes de documentos relacionados aos casos. Entre os diversos exemplos, podemos citar: Atas de Audiência, Petições, Cálculos, Cartas Precatórias, Fotos, Certidões, Guias, Embargos, Impugnações e muitos outros.

Para inserir um documento, é necessário selecionar seu tipo, registrar a data de entrada e atribuir informações complementares úteis. Feito isso, basta clicar no botão “Procurar” e, em seguida, em “Enviar Imediato.”

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Neste momento, o arquivo é enviado aos servidores do Intersap para uma fila de verificação, podendo levar entre 1 a 5 minutos para ser publicado. Ao ser verificado e aprovado, o status do documento é acrescido da data de publicação. Antes só era atribuída uma data de envio. (ver imagem abaixo)

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Para consultar os documentos inseridos e seus respectivos status, você deve utilizar os filtros, podendo selecionar as datas de geração e status específicos, com exemplificado na imagem acima, ou só documentos com erros, não enviados, não publicados e excluídos.

Ao ser publicado (quando o status aparece com data de publicação preenchida), o arquivo poderá ser consultado e recuperado na aba Documentos.

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Utilização de Filtros em Relatórios Novos

Primeiramente, veja como criar relatórios novos. Na aba Relatórios, selecione o Módulo e o Modelo de Relatório em que deve ser aplicado o Filtro novo. Feitas estas seleções (o texto destacado fica em azul), o próximo passo será clicar no botão Novo (conforme ilustrado na imagem abaixo). A seleção do Módulo e do Modelo também indica a localização onde o relatório Novo será criado, dentro de uma lógica de fácil localização e reutilização.

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É muito importante atribuir um nome significativo ao relatório, permitindo sua identificação e fácil acesso. Considere também que o Intersap permite a criação de relatórios privados aos quais só você terá acesso. Veja a seta indicativa de Relatório Privado na imagem abaixo.

Neste ponto, o usuário vincula o filtro ao relatório escolhido. Na imagem abaixo deve ser indicada a opção seletiva Visualizar Meus filtros, evitando a exibição de todos os filtros criados pela empresa até então. Selecionada esta opção, surgirão apenas os seus filtros. Selecione o filtro criado e clique no botão OK. O relatório novo será então criado. O nome do documento será exibido em “Prontos para Impressão”.

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A seta indicativa da imagem a seguir chama a atenção para o relatório recém-criado e oferece dois recursos auxiliares interessantes. O botão azul, com “i” no centro, abre exemplos dos relatórios para sua visualização prévia (sensível ao contexto). Ele é ideal para conhecer os modelos de relatórios, com seus campos, e identificar quais atendem as suas necessidades. A seleção do canto superior direito que permite “Visualizar Apenas os Meus” (relatórios), sendo útil quando a empresa possui muitos documentos desse tipo armazenados. Sem ele, seria muito difícil a localização de um relatório em particular. Após selecionada, esta função exibirá apenas os relatórios criados por você.

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O próximo passo será adicionar ao relatório os dados filtrados. Vá então à aba Parâmetros (imagem), selecione o formato de impressão desejado (PDF, Excel, Word) e ajuste os parâmetros, que são peculiares a cada relatório. Feito isso, clique no botão Impressão. Aparecerá a seguinte mensagem: “Solicitação de Impressão Criada.”

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Exibida esta mensagem, entre na aba Processados e selecione o relatório recém-criado. Verifique seu status. Ao terminar o processamento dos dados, o status mudará de Emitindo para Emitido. Seu relatório estará pronto para impressão (PDF) ou para baixar em sua máquina (no caso de escolher o formato Excel). Para acessar o relatório pronto, selecione o documento (cor azul) e clique no botão de impressão (com seta indicativa na imagem abaixo). Pronto!

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Criação e Uso de Filtros nos Relatórios

A utilização de filtros permite “customizar” os relatórios disponíveis, comandando a extração de dados específicos mais próximos das necessidades diárias dos usuários.

Contudo, antes de se pensar na construção de um filtro, é importante conhecer o modelo do relatório alvo deste filtro e saber em que módulo o relatório está disponibilizado. Isso porque pode haver incoerência entre o filtro criado e modelo de relatório ao qual ele será associado, resultando num efeito inesperado ou indesejado.

O filtro permite, por exemplo, que o usuário selecione um universo de casos de uma determinada natureza jurídica, em uma localidade específica, dentro de um período desejado.

Exemplo:
– Tipo de caso: Jurídico;
– Área de atuação: Trabalhista;
– Comarca: São Paulo.

Podemos, assim, criar e salvar um filtro e reutilizá-lo sempre que necessário. Sendo muito importante atribuir textos explicativos tanto para o nome do filtro quanto para sua descrição. Dessa forma, consegue-se facilmente perceber a função dos filtros disponíveis, o que facilita sua reutilização por parte de todos os usuários, gerando cooperação produtiva.

Criando um novo filtro

1 – Selecione a opção FILTRO, clique no botão NOVO, informe o nome e a sua descrição.

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2 – Na aba Dados Básicos (abaixo), informe os itens a serem filtrados.

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3 – Na aba Dados Específicos selecione os itens de filtro. Não se esqueça que esta aba só será carregada após a seleção do tipo de caso.

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4 – Clique no botão salvar. Pronto!
Seu filtro já pode ser utilizado nos relatórios.

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Senha, elemento essencial para a segurança das informações

A senha do Intersap Web é uma assinatura eletrônica secreta que permite efetuar diversos procedimentos em processos jurídicos, administrativos e consultivos. Envolve enorme responsabilidade do usuário. Sendo assim, alguns cuidados devem ser observados e seguidos:

1. Evite senhas evidentes, como nomes, datas de aniversário, placa de automóvel, número de telefone etc.;
2. Escolha senhas complexas, de preferência com vários dígitos, alfanuméricas, que intercalam números e letras, como, por exemplo: e6n0g5h7;
3. Troque sua senha regularmente;
4. Prefira memorizar sua senha, evitando anotações que possam cair em mãos erradas;
5. Sua senha é pessoal e intransferível. Jamais a revele a terceiros, nem mesmo para alguém de sua confiança;
6. Quando estiver digitando sua senha, verifique se não há alguém observando;
7. Não deixe sua senha armazenada em seu computador, celular ou dispositivos móveis. Se desconfiar que alguém a descobriu, substitua imediatamente por outra;
8. Não utilize senhas com números repetidos ou sequenciais, como: 11112222, 12354678, 1414, 1234, etc.

Você sabia que o Intersap Web permite:
1. O controle do tamanho mínimo das senhas;
2. A escolha da validade (prazo) da senha, forçando a renovação periódica;
3. Forçar o uso de letras maiúsculas na elaboração da nova senha;
4. Forçar o uso de letras minúsculas na elaboração da nova senha;
5. Forçar o uso de números na composição de senhas novas;

Além desses recursos, o programa da Macdata barra a repetição de senhas já utilizadas.

Se, apesar desses dispositivos, você levantar suspeitas de que persiste um grau de vulnerabilidade na escolha das senhas, basta procurar o Administrador Local do Intersap e mostrar o quadro abaixo para configuração de padrões mais sofisticados que garantem total segurança corporativa.

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Agenda e seus Relatórios de Compromissos

Você sabia que a Agenda agora possui dois novos relatórios criados para auxiliar o usuário a lidar com a gestão dos compromissos jurídicos?

Para acessar e gerar esses relatórios, basta clicar no Módulo Agenda/Operação e, em seguida, selecionar o botão Filtro Pesquisa (botão vertical do lado esquerdo). Veja a seta indicativa na imagem abaixo.

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Como no exemplo ilustrado abaixo, escolha alguns filtros e clique no botão Imprimir.

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Esses filtros permitem selecionar os diversos tipos de compromissos: por status, período, tipo de caso, advogado responsável e outros critérios. Assim você distribui e agiliza as tarefas do Escritório ou Departamento Jurídico.

Ao clicar na Impressora, após seleção dos filtros, duas opções de relatório serão abertas para sua escolha: Relatório Agenda de Compromissos e Listagem de Compromissos. Ambas possibilitam a solicitação de impressão em diferentes formatos, com especificação de quantidade de andamentos, linhas e etc. Experimente as duas e aproveite para verificar qual delas melhor atende a sua necessidade.

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Novidades no Intersap Web incluem senhas mais seguras e agenda na home

Programa para gestão de processos da Macdata ganha em abrangência e no  controle dos dados armazenados

A Macdata acaba de incorporar novos recursos ao Intersap Web, software de gestão jurídica e administrativa consagrado no mercado. São eles:

 – Mais campos de dados básicos (unidade, área, departamento e centro de custo) para filtro na tela de pesquisa;

– Foto no cadastro de pessoas;

– Opções para uso de senhas mais seguras (letras maiúsculas, minúsculas, números, validade e tamanho mínimo);

– Agenda de compromissos, que agora passa a ser exibida na home do sistema, possibilitando a visualização no modo pauta ou calendário, e exportação dos compromissos para o Outlook.

“Essas novas melhorias resultam das demandas de nossos clientes e de nosso constante trabalho de aprimoramento técnico”, afirma Antonio Carlos Alvim de Macedo, diretor da Macdata. As atualizações são automáticas e os usuários, caso necessitem, podem receber informações sobre as a alterações por meio do recurso Change Log.

O Intersap Web é um programa de aplicação modular, criado para solucionar etapas isoladas de um processo administrativo/jurídico ou ser empregado na gestão completa. Sua arquitetura, com storage construído por meio de algoritmos eficientes, permite navegação leve e intercâmbio com os softwares de gestão mais utilizados nas empresas. Possui qualidades idealizadas para garantir ganhos de produtividade, sobretudo em gestão de processos jurídicos, contratos, riscos, finanças e digitalização de documentos.

A redundância na conectividade, backups diários e servidores dedicados são fatores que aumentam a segurança das informações armazenadas no sistema e sua ampla acessibilidade. Todas as bases de dados são disponibilizadas até mesmo por meio de computadores pessoais, onde quer que os usuários se encontrem e exista conexão de Internet.

Os novos recursos também estão disponíveis no Intersap Office, versão para pequenos escritórios de advocacia do programa Intersap Web lançada em dezembro. O software de gestão jurídica e administrativa da Macdata é fornecido no modelo SaaS – Software as a Service – em Data Center. A precificação do serviço depende do número de processos a ser gerenciado, com cobrança proporcional ao uso.

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Entre em contato com a MACDATA Tecnologia (11) 4702-7323

Macdata assina convênios com seccionais/subseções da OAB e CAAs

Softwares jurídicos podem ser adquiridos com descontos especiais

parceriasOs advogados, estagiários e estudantes de Direito de diversas seccionais e subseções da OAB (Ordem dos Advogados do Brasil) podem agora contar com descontos especiais em toda a linha de softwares da Macdata por meio das Caixas de Assistência dos Advogados e comissões. Assinaram convênios com a desenvolvedora de software que há 25 anos atende o universo jurídico brasileiro entidades como as subseções de Osasco, Santos e Guarulhos, todas no Estado de São Paulo, bem como as seccionais de Mato Grosso, Minas Gerais, Paraíba e Santa Catarina. Também firmou acordo a Macdata a Comissão do Jovem Advogado da OAB-SP. Os usuários dos convênios deverão comprovar quando da utilização dos serviços que são associados das entidades. As despesas decorrentes do convênio serão assumidas diretamente pelos associados.

Rodrigo Farias Julião, presidente da subseção de Santos (SP)

Rodrigo Farias Julião, presidente da subseção de Santos (SP)

“Vejo como muito importante a assinatura desse convênio com a Macdata, especialmente em relação ao software para elaboração de petições eletrônicas, que atende a uma área em que não apenas os advogados da Paraíba, mas os de todo o Brasil, encontram dificuldades”, comentou o presidente da Caixa de Assistência dos Advogados da Paraíba, Carlos Fábio Ismael dos Santos Lima. Segundo Lima, a CAA de seu Estado está “investindo muito” em seus núcleos digitais e, portanto, a assinatura do convênio é oportuna. Também Rodrigo Farias Julião, presidente da subseção de Santos (SP), defende a assinatura do convênio como forma de a entidade contribuir para o processo de informatização do mundo jurídico. “Esses programas somados a nosso centro de apoio digital irão melhorar a produtividade dos advogados e escritórios em nossa região”, avaliou.

Veja alguns programas que passaram a estar ao alcance dos advogados em condições vantajosas:

– MAC PJe: solução integrada da Macdata para advogados que precisam elaborar petições eletrônicas destinadas aos diversos tribunais brasileiros. Converte arquivos dos tipos .doc, .xls, .tiff e .jpg em PDF; reduz o tamanho das imagens em mais de 90%; gera PDF compactado.

– CERTUS WEB: adotado por instâncias do Poder Judiciário, o Certus é um sistema online que executa cálculos judiciais e extrajudiciais, possibilitando a apuração de resultados precisos e permitindo a apresentação e contestação de valores. Oferece uma infinidade de aplicações, abrange as regras do novo Código Civil e contém mais de 40 índices atualizados automaticamente, proporcionando suporte técnico para o fechamento de acordos.

– INTERSAP OFFICE: Versão para pequenos escritórios de advocacia do programa Intersap Web. Assim como seu irmão mais velho, o Intersap Office é um programa de aplicação modular criado para solucionar etapas isoladas de um processo administrativo/jurídico ou ser utilizado na gestão completa. Sua arquitetura, com storage construído por meio de algoritmos eficientes, permite navegação ágil. Possui qualidades idealizadas para garantir ganhos de produtividade, sobretudo em gestão de processos jurídicos, contratos, riscos, finanças e digitalização de documentos.

http://oab.macdata.com.br/

Aos dirigentes da OAB em todo o Brasil: se sua seccional ou subseção ainda não é conveniada, entre em contato com a Macdata.

 www.macdata.com.br

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Modular, compatível e sempre atual, Intersap Web promove upgrade no universo Jurídico

Software da Macdata pode ser acoplado aos mais avançados sistemas de gestão

Laios Miranda, Gerente de TI da Macdata.

Laios Miranda, Gerente de TI da Macdata.

Softwares de gestão para a advocacia e setores jurídicos das empresas não são novidade. Na hora de escolher, entretanto, cabe levar em conta a tradição, aceitação e recursos disponíveis, especialmente o de receber atualizações capazes de mantê-lo eficaz a qualquer tempo e em todas as circunstâncias. Produzido nos laboratórios da Macdata, empresa com 25 anos de atuação na área, o Intersap Web hoje é responsável pelo upgrade de grandes, médios e pequenos escritórios de advocacia, além de departamentos jurídicos no âmbito corporativo. “Temos hoje clientes de todos os portes que migraram de softwares com instalação em servidores próprios para o moderno e ágil Intersap Web”, explica Laios Miranda, Gerente de TI da Macdata.

Trata-se de programa de aplicação modular criado para solucionar etapas isoladas de um processo administrativo/jurídico ou ser empregado na gestão completa. Sua arquitetura, com storage construído por meio de algoritmos eficientes, permite navegação leve e intercâmbio com os softwares de gestão mais utilizados nas empresas. Possui qualidades idealizadas para garantir ganhos de produtividade, sobretudo em gestão de processos jurídicos, contratos, riscos, finanças e digitalização de documentos.

O Intersap Web é fornecido pela Macdata no modelo SaaS – Software as a Service – em Data Center. Segundo Laios, a precificação do serviço depende do número de processos a ser gerenciado. “Isso significa que o Intersap Web é uma solução que atende às necessidades de usuários de todos os portes, com cobrança proporcional ao uso.” Outra característica atraente do programa, carro-chefe da Macdata, é o controle de acesso, que pode ser estabelecido por IP, usuário, horários e outros. O próprio Intersap Web emite relatórios, garantindo supervisão sobre toda a atividade relacionada aos documentos.

As atualizações são automáticas e os usuários, caso necessitem, podem receber informações sobre as a alterações por meio do recurso change log. O Intersap Web foi desenvolvido com tecnologia Microsoft, plataforma DotNet com interface em Silverlight e banco de dados MS-SQL. Para o gerente de TI da Macdata, a redundância na conectividade, backups diários e servidores dedicados são fatores que aumentam a segurança das informações armazenadas no sistema e sua ampla acessibilidade. “Toda a base de dados é disponibilizada até mesmo por meio de computadores pessoais, onde quer que os usuários se encontrem e exista conexão de Internet.”

Arnor Serafim confia 70 mil processos ao Intersap Web

Software de gestão jurídica da Macdata atende escritório há 12 anos

Ocupando um edifício inteiro da histórica rua Líbero Badaró, no centro velho de São Paulo, o moderno e poderoso escritório Arnor Serafim Jr. Advogados Associados conta em sua carteira de clientes com instituições financeiras como Itaú, Santander, Banco do Brasil e Serasa. São 70 mil processos das áreas cível e trabalhista nas mãos da empresa, que há doze anos adotou a solução da Macdata para gestão jurídica. “O Intersap Web é atualizado constantemente e evolui conforme nossas necessidades, sem que o escritório necessite interromper suas atividades. Todas as mudanças são introduzidas de forma serena, anunciadas com antecedência por avisos técnicos da Macdata”, explica o gestor do sistema de administração de processos do Arnor Serafim, José Roberto Fajolli.

Arnor Serafim Jr. Advogados Associados

Espaço antes reservado a arquivo de documentos em papel agora acomoda escritório para 25 colaboradores.

Com 180 colaboradores, o escritório da Arnor na Líbero Badaró tem sete andares. Um deles acaba de ter seu espaço liberado. Nesse pavimento, 40 mil pastas (4 milhões de folhas) de processos em papel “desapareceram”, ou melhor, foram digitalizadas pela Macdata. “Agora, o acesso ao conteúdo pode ser feito pela internet, onde quer que esteja o advogado e seu computador”, comemora Fajolli. O processo de digitalização – MacDigi – levou 11 meses. Com busca por termos, datas e outros parâmetros de classificação, os profissionais do Arnor podem acessar rapidamente os documentos, integrados ao Intersap Web. As folhas de papel viraram picotes e o imóvel ganhou valioso espaço onde podem ser desenvolvidas atividades mais produtivas e rentáveis.

Segundo Fajolli, um dos maiores benefícios do Intersap Web é a emissão de alertas sobre prazos nos processos – uma questão fatal para qualquer advogado. “O sistema da Macdata roda bem, com rapidez. Se às vezes os profissionais sentem alguma lentidão é devido à conexão da Internet”, admite o gestor do Arnor Serafim. O próximo passo em matéria de informatização do tradicional escritório será a distribuição de tablets aos causídicos, adianta Fajolli. Com esses equipamentos será ainda mais prático o acesso às informações jurídicas armazenadas no Intersap Web da Macdata, que utiliza a infraestrutura de storage do UOLDIVEO.

Software garante transparência na cobrança de honorários

Módulo do Intersap Web ajuda a fidelizar clientes tornando claros os detalhes das faturas

A.C. Macedo*

Antonio Carlos Macedo (diretor- MACDATA)

Antonio Carlos Macedo, diretor da Macdata

Em prestações de serviços advocatícios complexos, nada mais justo que informar de maneira cristalina e minuciosa toda gama de tarefas executadas. Essa obrigação dos escritórios de advocacia pode ser automatizada pelo Módulo de Faturamento do Intersap Web, programa da Macdata que economiza tempo em atividades administrativas, eleva o grau de precisão das cobranças e garante ao cliente maior controle sobre seus gastos. Todos ganham com essa transparência, pois com uma experiência mais satisfatória num dos pontos nevrálgicos dos relacionamentos comerciais – o preço – a tendência é haver maior estímulo à fidelização.

A cobrança de honorários em serviços jurídicos pode ser efetuada em vários formatos:

1. Tempo despedido (Timesheet)

2. Tarefa executada

3. Valor mensal fixo em cada processo

4. Valor fixo mensal

Podem também ser utilizadas mais de uma modalidade em um só contrato: cobrar serviços sob demanda em processos cíveis, conforme tabela (audiência: R$ X; diligências: R$ Y). É comum ainda a cobrança de um valor mensal fixo para o acompanhamento de processos trabalhistas. Outro sistema é a cobrança por tempo gasto em eventos determinados (elaboração de defesa, pareceres). E, ainda, um valor fixo a título de consultoria tributária.

O Módulo de Faturamento do Intersap Web permite que o escritório utilize todas as formas de cobrança, individualizando preços e condições em contratos vinculados aos clientes. Na rotina diária, basta que os responsáveis e executores lancem sistematicamente no sistema os eventos realizados. Depois de conferidos e efetuados eventuais ajustes, os eventos são liberados para leitura e homologação pelo cliente.

O sistema é utilizado para cobrança da clientela e também para o pagamento dos colaboradores do escritório. Outro benefício do módulo é medir produtividade. Toda essa base de dados circula em ambiente web compartilhando com colaboradores, área financeira e clientes. O escritório pode apresentar os valores antecipadamente para o cliente, que ganha tempo para contestar ou solicitar informações complementares na própria ferramenta, evitando desgastes e morosidade.

Uma vez aprovada a fatura pelo cliente, o boleto de cobrança é disponibilizado para pagamento. O Módulo de Faturamento do Intersap Web é a inteligência aplicada à cobrança dos honorários advocatícios.

*diretor da Macdata