Como cadastrar compromissos na agenda do Intersap Web

Há dois caminhos para Inserção de Compromissos na Agenda do Intersap Web:

1 – O primeiro modo é acessando o Módulo Agenda/Operação, exemplificado na imagem abaixo. Para incluir um compromisso, basta selecionar a data no calendário e efetuar um duplo clique. A partir daí a tela de entrada de compromissos é aberta ao usuário para cadastro do compromisso.  A entrada pela Agenda/Operação é somente para compromissos não atrelados aos casos e para consultas de compromissos, tanto pela opção de “Visão Calendário”, quanto pela “Visão Pauta”, além da criação de filtros de seleção de compromissos para a geração dos relatórios (PDF e Excel) nos modelos Agenda de Compromissos e Listagem de Compromissos (ver item 7). Boletim_015_Imagem01

2- O segundo modo de inclusão de compromissos é utilizado quando pretendemos criar compromissos vinculados aos casos (Jurídicos, Consultivos ou Administrativos). Este por sua vez, requer a abertura do caso, a seleção da aba Agenda e o acionamento do botão novo. Feito isso, a tela de inclusão de compromissos será aberta para seu efetivo cadastramento.Boletim 015 - Imagem 02

A imagem a seguir mostra a tela de inclusão de compromissos na Agenda do Intersap Web.  Nossa agenda permite o registro dos seguintes tipos compromissos: Audiência, Prazo, Revisão, Perícia, Tarefa e Outros. Além de informar o assunto, o local, a data de início e término do compromisso e o tipo de compromisso, é importante selecionar a opção “Lembrar com antecedência” e a opção “Notificar envolvidos por e-mail”.Boletim 015 - Imagem 03

Todo compromisso possui envolvidos e responsáveis que devem ser selecionados para que sejam notificados e cumpram seu papel no compromisso. Ao clicar no botão Pessoas da tela de cadastro de compromissos a seguinte tela será exibida:Boletim 015 - Imagem 04

Para cada tipo de compromisso um grupo diferente de pessoas é indicado e pelo menos um tipo de pessoa é de seleção obrigatória, como o Executor que é obrigatório no compromisso audiência. No exemplo abaixo, o Executor aparece em vermelho revelando que é obrigatório. As demais pessoas (assistente, perito, preposto e testemunha) são opcionais.  Ao selecionar Executor, uma lista de executores será apresentada para seleção. Este advogado, será notificado, lembrado e em sua página principal no Intersap (Home) aparecerá este compromisso.Boletim 015 - Imagem 05

Após selecionar a relação (se executor, preposto, perito, etc) basta clicar no botão + que abrirá a lista de pessoas pertinentes para a seleção.  Após incluir as pessoas, basta clicar no botão salvar e pronto. Seu novo compromisso foi criado para o caso escolhido.

O Intersap Web oferece ainda vários relatórios de Agenda e Compromissos que podem ser gerados na Tela (formato pauta) ou mesmo em formato de relatório (Excel e PDF), já detalhado no Boletim Intersap Web – Agenda – Relatórios. Há uma série de filtros que podem gerar pautas de compromissos bem específicos, por todo tipo de seleção: local, período, responsável, tipo de compromisso, caso, tipo de caso e muito mais.

Após salvar o compromisso este será exibido na:

1- Aba Agenda do CasoBoletim 015 - Imagem 06

2- Aba Principal do Caso (na cor Rosa)Boletim 015 - Imagem 07

3- Na HomeBoletim 015 - Imagem 08

4- No Lembrete com sinalização sonoraBoletim 015 - Imagem 09

5- Na Agenda – Visão CalendárioBoletim 015 - Imagem 10

6- Na Agenda – Visão PautaBoletim 015 - Imagem 11

7- Nos Relatórios – Agenda de Compromissos e Listagem de CompromissosBoletim 015 - Imagem 12

 8- Por e-mail – Notificação de Agendamento de CompromissoBoletim 015 - Imagem 13

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Intersap Office leva a mais avançada tecnologia corporativa aos pequenos escritórios

Usuário iniciante investe valor mensal reduzido referente a um volume de até 100 processos ativos

Intersap OfficeA alta tecnologia incorporada aos softwares de gestão jurídica não é mais privilégio das grandes corporações. A Macdata acaba de disponibilizar o Intersap Office, versão para pequenos escritórios de advocacia do programa Intersap Web. Assim como seu irmão mais velho, o Intersap Office é um programa de aplicação modular criado para solucionar etapas isoladas de um processo administrativo/jurídico ou ser utilizado na gestão completa. Sua arquitetura, com storage construído por meio de algoritmos eficientes, permite navegação ágil. Possui qualidades idealizadas para garantir ganhos de produtividade, sobretudo em gestão de processos jurídicos, contratos, riscos, finanças e digitalização de documentos.

O Intersap Office também opera pela internet e pode ser acessado a partir de qualquer computador conectado à rede. Veja algumas de suas aplicações.

– Gerencia processos e documentação jurídicos, administrativos e consultivos;

– Registra andamentos, comentários, histórico, eventos e documentos;

– Fornece agenda em dois formatos: analítica e “Outlook”;

– Controla tarefas por usuários;

– Emite avisos de compromissos e tarefas por e-mail automaticamente;

– Restringe acessos por horários e por IP;

– Gerencia documentos eletronicamente;

– Fornece filtro de dados para emissão de relatórios;

– Gera relatórios (PDF, Excel e Word) detalhados, personalizados com nome e logotipo;

– Facilita o Controle das tarefas dos colaboradores.

A Macdata Tecnologia está sempre trabalhando em aprimoramentos. As atualizações, portanto, são feitas de forma automática, sem necessidade de intervenção dos usuários.  Com o uso do Intersap Office, o escritório reduz a necessidade de investimentos na aquisição e manutenção da infraestrutura física de redes locais, servidores e instalação de softwares nos computadores. Os acessos são protegidos por senhas criptografadas, sendo possível determinar inúmeras restrições, desde tipo de documento até horários e IPs. O tráfego de informações é protegido por certificado SSL, auditado e reconhecido internacionalmente.

A forma de comercialização do Intersap Office usa o princípio do taylormade, ou seja, adaptável aos recursos e necessidades de cada usuário, que começa a trabalhar com o programa pagando no primeiro mês apenas o valor mínimo referente a uma quantidade de até 100 processos ativos. Para mais detalhes, visite o site http://office.macdata.com.br/.

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Intersap preservou continuidade do Cardoso, Egami e Yamamoto Advogados mesmo atingido por sinistro

Desabamento de edifício comercial em São Bernardo do Campo (SP) não provocou perda de dados nem interrupção do acompanhamento de processos

Edifício Senador Ninguém está livre de acidentes. Mas quem poderia imaginar, por exemplo, que um sólido edifício comercial como o Senador, em São Bernardo do Campo (SP), poderia desabar em função de falhas na impermeabilização da laje, provocando danos físicos aos escritórios lá instalados, além da morte de duas pessoas, como ocorreu em fevereiro do ano passado? O Cardoso, Egami e Yamamoto Advogados Associados, um dos escritórios, superou o trauma sem perder os dados dos mais de 500 processos armazenados no Intersap Web, programa da Macdata para gestão de documentos jurídicos e administrativos. E sem interromper o acompanhamento dos processos e prestação de serviços a seus clientes, como a Nadir Figueiredo, Mercer e outros. “Foi uma grande vantagem contar com o armazenamento em nuvem (cloud computing) oferecido pelo Intersap Web. Pudemos acessar as informações de computadores móveis sem prejudicar nosso trabalho”, relata a advogada Eliana Borges Cardoso, sócia.

O Cardoso, Egami e Yamamoto Advogados Associados utiliza o Intersap há vinte anos, quando o sistema da Macdata funcionava instalado em servidores do próprio escritório. Migrou para o Intersap Web, o que acabou sendo vital para sua própria continuidade. “A segurança do armazenamento é a qualidade número 1 do Intersap Web. Mas também considero o sistema um componente importante na maioria de nossas atividades diárias no escritório, quer para acompanhar o andamento dos processos e agendas, quer para a emissão de relatórios”, explica a advogada. Especializado na área trabalhista do lado empresarial, o Cardoso, Egami e Yamamoto costuma ter seus processos auditados por consultorias externas e controle interno de seus clientes. “Com o Intersap Web fica bem simples responder a qualquer demanda, a qualquer hora.”

O Intersap Web é uma aplicação modular criada para solucionar a gestão integral ou parcial de processos jurídicos e administrativos. Permite a integração com outros softwares utilizados em empresas e escritórios de advocacia, apresentando índices elevados de disponibilidade, segurança, desempenho e resultados. As atualizações são feitas pela Macdata de forma automática, sem necessidade de intervenção do usuário. A aplicação é fornecida no modelo SaaS – Software as a Service – com tecnologia Microsoft (plataforma DotNet com interface em Silverlight e banco de dados MS-SQL). O Intersap Web tem suporte integral da Macdata, empresa que há 25 anos atende com inovações tecnológicas o mercado de softwares jurídicos e administrativos.

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Amigo dificilmente serve como sócio num escritório de advocacia, alerta Luís Chacon

Dono de um dos blogs mais acessados na área de Direito alia humor a dicas úteis sobre gestão

Luís Chacon

Consultor e responsável pela Coordenadoria de “Novos Mercados e Gestão” da Comissão do Jovem Advogado (CJA) da OAB/SP, Luís Chacon.

Se você está pensando em montar um escritório de advocacia em parceria com outros profissionais priorize na busca indivíduos com características complementares às suas. “Isso muitas vezes não ocorre entre amigos universitários, que se aproximam por semelhança para aquela cervejinha depois da aula. Uma sociedade dessas pode, inclusive, acabar estragando a amizade”, recomenda o consultor e responsável pela Coordenadoria de “Novos Mercados e Gestão” da Comissão do Jovem Advogado (CJA) da OAB/SP, Luís Chacon. Para o advogado, um bom sócio pode, sim, ser colega de classe, mas de preferência aquele com traços opostos aos de quem está à procura de uma parceria. “Se o aluno é do tipo estudioso e introvertido, saiba que aquele colega que mal consegue passar de ano, mas tem facilidade de comunicação, pode ser o profissional ideal para cuidar de contatos, ou “vender” o escritório, encaixando-se perfeitamente no quebra-cabeças”, exemplifica. “Afinal, nenhum time é formado apenas por atacantes.”

Chacon foi um dos palestrantes de seminário organizado pela CJA/SP, presidida por Everton Zadikian, dentro do projeto Integração Total para o Jovem Advogado. O evento, realizado segunda, terça e quarta (4,5 e 6 de novembro) da semana passada, reuniu especialistas em marcas, marketing e gestão jurídica no auditório da Caixa de Assistência dos Advogados do Estado de São Paulo (CAASP), no Centro da capital paulista. A escolha do nome não foi por acaso. O site http://advocaciahoje.blogspot.com.br, mantido por Chacon, conta com legião de seguidores (chegou a ter 25 mil acessos num só tópico) ávidos por dicas certeiras no que tange à operação de escritórios de advocacia, bem como orientação sobre elaboração de currículos e searas para inserção no mercado de trabalho. Tudo dentro de invariável bom humor e jovialidade de um simpático caipira de Lorena.

Relatados quase como chistes, os exemplos de Chacon foram recebidos pela plateia de jovens advogados como uma didática aula de cursinho. “Quem quer trabalhar com Direito Previdenciário não pode montar escritório num local que obrigue os clientes a subir muita escadaria – os idosos acabam se cansando e fugindo” advertiu, citando um de seus muitos “causos.” Erro imperdoável, em Criminal, é atender notórios meliantes num imóvel próximo de delegacia. “Cuidado, pois a polícia pode ficar de olho em seus clientes e levá-los todos para o xilindró.” Na área trabalhista, o causídico, que também é professor de Graduação e Pós-Graduação em Direito, não recomenda atender reclamantes e reclamados. “Se eles se encontrarem na sala de espera, haverá sério constrangimento.”

Mandamentos

Como mandamentos, o coordenador de Novos Mercados e Gestão da CJA destaca, em primeiro lugar, que gerenciar um escritório de advocacia é, muitas vezes, “mais difícil e mais importante que advogar.” Justamente em função dessa realidade é que a CJA está mobilizada em seu programa de empreendedorismo para quem estreia na profissão. Logo abaixo, no check-list de Chacon, vem o valor do agir. “Ter ideias e planejar são pontos muito importantes. Mas agir é fundamental.” Segundo suas próprias estatísticas, a maioria dos profissionais se limita às primeiras duas. “Se o advogado conseguir executar ações relacionadas a 30% de suas ideias e planos, já estará fazendo mais de que a maioria.” Mãos à obra, portanto.

Procálculo

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Adoção de TI otimiza processos dos escritórios, diz diretor da Macdata

Por Talula Mel

A demanda por serviços de TI é proporcional à evolução da tecnologia e à mudança de costumes”, afirma Antonio Carlos Alvim de Macedo, diretor da Macdata Tecnologia, empresa que fornece softwares e serviços à área jurídica.

Antonio Carlos Alvim de Macedo, diretor da Macdata Tecnologia

Antonio Carlos Alvim de Macedo, diretor da Macdata Tecnologia

Em entrevista ao Última Instância, Macedo falou da adoção da TI no universo jurídico. “A otimização dos processos, que vão desde a eliminação do papel até a prestação de serviços em home office”, vem sendo crescentemente procurada pelos profissionais da área. Segundo ele, com a apropriação da tecnologia de informação pelas instâncias jurídicas no Brasil, a tendência é que a demanda por esses serviços avancem também nos escritórios privados de advocacia.

Leia a seguir a íntegra da entrevista com o diretor da Macdata:

Última Instância: Como você avalia a adoção da Tecnologia da Informação pelos escritórios de advocacia brasileiros nos últimos anos? A demanda dos escritórios por serviços de T.I tem crescido muito?

Antonio Carlos Alvim de Macedo: A demanda por serviços de TI nos escritórios de advocacia caminha juntamente com a evolução da tecnologia e a mudança de costumes. Não é preciso voltar muito no tempo para constatar a evolução dos equipamentos. Hoje, com um smartphone, é possível consultar processos pela Internet, fotografar e enviar documentos, interagir com sistemas de gestão e mais. Portanto, a demanda tem crescido por serviços que otimizem o tempo, aumentando a produtividade.

A Tecnologia da Informação está amplamente difundida nos escritórios de advocacia?

Macedo: Um fator importante na difusão e adoção de práticas e sistemas é a própria informatização da Justiça brasileira. Uma vez que o poder público evolua na tecnologia da informação, a tendência é a adoção de novos processos por parte da iniciativa privada.

Atualmente, o nível de utilização de TI nos escritórios no Brasil está em linha com o que já é adotado por seus pares na Europa, Estados Unidos ou América Latina?

Macedo: A Justiça brasileira possui características próprias. Um exemplo é a Justiça do Trabalho, que permite grande quantidade de recursos impetrados em um processo. Isso dificulta a comparação com outros países. Algumas práticas, entretanto, como a padronização dos documentos judiciais, requerimentos e outras já adotadas no exterior, seriam muito bem-vindas no Brasil. Destaco, como facilitador, a leitura eletrônica desses documentos.

Como a TI pode contribuir para uma gestão mais eficiente do escritório?

Macedo: Otimizando processos, que vão desde a eliminação do papel até a prestação de serviços em “home office”. Essa modalidade de trabalho, por sinal, já é adotada por muitos escritórios de porte na cidade de São Paulo.

O menor crescimento da economia afetou a demanda dos escritórios por produtos e serviços de TI?

Macedo: Quando a expansão dos negócios é reduzida, em função de problemas econômicos, temos de buscar maior eficiência com os mesmos recursos financeiros. Esse fenômeno está ligado diretamente à adoção de tecnologias que proporcionem maior produtividade. Portanto, em teoria, a demanda por produtos e serviços de TI em tempos de vacas magras deveria aumentar. Mas, em muitos casos, isso não acontece em razão do fator psicológico sugerir o famoso “pé no freio” em matéria de novos investimentos.

Qual é sua avaliação sobre a informatização dos tribunais no Brasil? O processo tem sido muito lento? Há críticas a esse processo de adoção de TI pela Justiça?

Macedo: Existem dificuldades tremendas, a começar pelo conservadorismo, passando pelo corporativismo e desaguando na má aplicação de recursos. Todos esses fatores combinados têm impactado negativamente no processo como um todo. Podemos, contudo, avaliar como positivo o progresso na informatização dos tribunais na medida em que boa parte já está operando de forma satisfatória no âmbito da tecnificação.

Quais são os carros-chefe da Macdata? O que estes serviços oferecem? Para a empresa, como o mercado tem se comportado em 2013?

Macedo: A Macdata está presente no mercado há 25 anos, desenvolvendo softwares e serviços de apoio à advocacia. Em parceria com a UOL Diveo, disponibilizamos servidores e infraestrutura robusta para empresas e escritórios dos mais variados portes. Hoje em dia atuamos na guarda de documentos, digitalização, classificação de processos, execução de cálculos judiciais, gestão de riscos e provisionamentos, levantamentos de passivos e fornecimento de softwares de gestão integrados. Este é um ano marcante para a Macdata. Isso porque estaremos disponibilizando a aplicação Procálculo (cálculos trabalhistas e cíveis), totalmente integrada ao nosso sistema de gestão Intersap e ao SAP. Viabilizando provisionamentos, acordos e liquidações com agilidade e segurança, esse novo software comprovará mais uma vez a capacitação da Macdata como o laboratório que mais apresenta soluções inovadoras para o universo jurídico nacional.

Entrevista veiculada no Especial GESTÃO JURÍDICA da Última Instância, patrocinado pela Macdata.

Arnor Serafim confia 70 mil processos ao Intersap Web

Software de gestão jurídica da Macdata atende escritório há 12 anos

Ocupando um edifício inteiro da histórica rua Líbero Badaró, no centro velho de São Paulo, o moderno e poderoso escritório Arnor Serafim Jr. Advogados Associados conta em sua carteira de clientes com instituições financeiras como Itaú, Santander, Banco do Brasil e Serasa. São 70 mil processos das áreas cível e trabalhista nas mãos da empresa, que há doze anos adotou a solução da Macdata para gestão jurídica. “O Intersap Web é atualizado constantemente e evolui conforme nossas necessidades, sem que o escritório necessite interromper suas atividades. Todas as mudanças são introduzidas de forma serena, anunciadas com antecedência por avisos técnicos da Macdata”, explica o gestor do sistema de administração de processos do Arnor Serafim, José Roberto Fajolli.

Arnor Serafim Jr. Advogados Associados

Espaço antes reservado a arquivo de documentos em papel agora acomoda escritório para 25 colaboradores.

Com 180 colaboradores, o escritório da Arnor na Líbero Badaró tem sete andares. Um deles acaba de ter seu espaço liberado. Nesse pavimento, 40 mil pastas (4 milhões de folhas) de processos em papel “desapareceram”, ou melhor, foram digitalizadas pela Macdata. “Agora, o acesso ao conteúdo pode ser feito pela internet, onde quer que esteja o advogado e seu computador”, comemora Fajolli. O processo de digitalização – MacDigi – levou 11 meses. Com busca por termos, datas e outros parâmetros de classificação, os profissionais do Arnor podem acessar rapidamente os documentos, integrados ao Intersap Web. As folhas de papel viraram picotes e o imóvel ganhou valioso espaço onde podem ser desenvolvidas atividades mais produtivas e rentáveis.

Segundo Fajolli, um dos maiores benefícios do Intersap Web é a emissão de alertas sobre prazos nos processos – uma questão fatal para qualquer advogado. “O sistema da Macdata roda bem, com rapidez. Se às vezes os profissionais sentem alguma lentidão é devido à conexão da Internet”, admite o gestor do Arnor Serafim. O próximo passo em matéria de informatização do tradicional escritório será a distribuição de tablets aos causídicos, adianta Fajolli. Com esses equipamentos será ainda mais prático o acesso às informações jurídicas armazenadas no Intersap Web da Macdata, que utiliza a infraestrutura de storage do UOLDIVEO.

Eaton contrata solução mista em TI e BPO da Macdata Tecnologia para a gestão jurídica no Brasil

A Macdata Tecnologia e a Eaton, empresa global que fornece componentes e sistemas elétricos, hidráulicos, automotivos, aeronáuticos e de filtração, assinaram contrato de fornecimento de tecnologia e serviços para a área jurídica.

A Macdata fornecerá o software Intersap – Gestor Jurídico, no modelo Saas – Software as a Service, e o BPO Procálculo que, em conjunto, atenderão as áreas de gestão de processos jurídicos, provisionamentos financeiros e controle de riscos.

O modelo contratado permitirá a integração de filiais, departamentos e terceirizados, promovendo a troca de informações em tempo real com a participação efetiva da Procálculo, divisão da Macdata Tecnologia especializada em cálculos judiciais.

ANTONIO CARLOS MACEDO - DIRETOR MACDATA

Diretor da Macdata

De acordo com o presidente da empresa, Antonio Carlos Macedo, a implantação da solução terá início imediato, o que garantirá a conclusão de todos os ajustes e a produção de resultados ainda no primeiro semestre de 2013.

Sobre a Macdata: Fundada em 1988, a Macdata possui mais de 10 mil clientes, conquistados por meio de sua atuação nacional com o desenvolvimento de soluções ligadas a tecnologia jurídica e serviços especializados.

Informações para a imprensa:

Marina Novaes Macedo /  (11) 9952-0078
mahnovaes.macedo@gmail.com