Processo digital e sustentabilidade

A experiência da Fenyo e Cunha Sociedade de Advogados

Túlio Marcus Carvalho Cunha*

Acompanhando a implacável evolução tecnológica dos últimos tempos, nós do escritório Fenyo e Cunha Sociedade de Advogados adotamos desde o ano de 2008 o programa MacDigi, da empresa Macdata, para digitalizar todos os processos que administramos.

Esta transição durou cerca de seis meses para ser concluída e hoje o escritório armazena digitalmente, através do sistema da Macdata, cerca de 5000 processos.

O software administra todas as etapas da gestão de arquivos processuais – desde a digitalização até seu armazenamento virtual.

A solução classifica e indexa os processos de acordo com sua especificação, gerando, assim, um número, por meio de código de barras, que é lido, datado e registrado em sistema para organizar e facilitar a localização do arquivo.

A adoção desta tecnologia nos conferiu maior agilidade na execução operacional, proporcionando mais tempo e recurso para o melhor desenvolvimento das atividades do escritório, colaborando também para a otimização do espaço físico e a redução no impacto ambiental, reduzindo em aproximadamente 45% o uso de papel.

Há ainda, além de economia em recursos financeiros, uma inestimável economia de recursos ambientais já que há uma diminuição na impressão de documentos e os papeis dos documentos digitalizados são encaminhados para a reciclagem.

Essa evolução tecnológica buscada pelo escritório não tem como finalidade apenas o acompanhamento da tendência dos Tribunais, a redução no impacto ambiental, mas também mostra transparência na relação havida com os clientes.

Desde que devidamente autorizado, qualquer pessoa pode acessar as informações dos processos que estão sob os cuidados do escritório, sem, contudo, alterar informações ou dados. O acesso é apenas para consulta, tal qual um arquivo físico.

Isso possibilita agilidade na informação para o cliente, bem como demonstra transparência na relação que temos com eles.

Acreditamos que com essa visão de futuro, onde buscamos antecipar as tendências e exigências do mercado, investindo na modernização e sofisticação do nosso trabalho, conseguimos conciliar uma política de sustentabilidade que garantirá um futuro melhor para as novas gerações.

*Diretor-sócio do escritório Fenyo e Cunha Sociedade de Advogados

Escritório de advocacia implanta software para gestão de arquivos processuais

O arquivamento físico de processos judiciais parece estar com os dias contados. Benefícios em termos de recursos, tempo e transparência são alguns dos atrativos que fazem da digitalização uma tendência não apenas nos tribunais de todo o país como também em escritórios de advocacia. Fenyo e Cunha Sociedade de Advogados entra na onda do futuro e nos conta os resultados da implantação do sistema Macdata, o software da empresa que administra todas as etapas da gestão de arquivos processuais.

Macdata lança solução inédita para gerenciamento de arquivos

Jornal Brasil (DF)

MacDigi possibilita otimização da rotina de consulta de documentos em geral e processos jurídicos, por meio de digitalização, indexação personalizada, acesso remoto, e redução de espaços físicos e virtuais dedicados à armazenagem das informações.

Com um posicionamento pioneiro e inovador, a Macdata, especializada no desenvolvimento de soluções corporativas, apresenta ao mercado o MacDigi, sistema brasileiro idealizado para administrar todas as etapas que envolvem a gestão de arquivos, desde a digitalização de documentos ao seu armazenamento virtual.

O serviço consiste em classificar e indexar os documentos de acordo com sua especificação. Assim, é gerado um número através de código de barras, que é lido, datado e registrado para organizar e facilitar a localização do arquivo. Dessa forma, por exemplo, os escritórios de advocacia otimizam seu espaço físico e também virtual, já que todo o material digitalizado é hospedado em servidores dedicados, com alto nível de segurança, suportados pela Macdata.

A sistematização desses processos gera outros benefícios e vantagens para as empresas e profissionais da área jurídica como a possibilidade de inserção de anotações nas páginas, ou seja, eliminam-se papeis e anexos, além da praticidade e facilidade de consulta e atualização dos comentários registrados. A localização do documento torna-se fácil e rápida, podendo ser reclassificada pelo próprio usuário, pois o sistema respeita datas cronológicas, nomenclatura tradicional dos atos jurídicos, bem como o andamento de processos.

Somado a isso, o MacDigi permite acesso remoto ao conteúdo digitalizado e possui interface amigável que propicia sua integração com outros softwares jurídicos já implantados. “Nosso principal objetivo é disponibilizar uma solução que dê dinamismo às operações, com relevante relação custo-benefício e que impulsione o desempenho das atividades dos clientes”, explica Antonio Carlos Macedo, presidente da Macdata.

Todo o processo de digitalização realizado pelo MacDigi é coordenado por advogados e está disponível para escritórios jurídicos de todos os portes. Outro benefício da solução diz respeito à agilidade em localizar processos para auditoria, rastreando depósitos para recursos judiciais, com a classificação de guias e controle de pagamentos, por exemplo.