Escritórios de advocacia podem atingir recordes de produtividade com a automação

Intersap Office leva a mais a avançada tecnologia corporativa
aos profissionais liberais

programa_intersapNão é mais privilégio das grandes corporações a alta tecnologia incorporada aos softwares de gestão jurídica. A Macdata disponibiliza ao mercado de escritórios o Intersap Office, versão do programa Intersap Web, utilizado em sociedades de advogados e departamentos jurídicos de empresas. Assim como seu irmão maior, o Intersap Office é um programa de aplicação modular criado para solucionar etapas isoladas de um processo administrativo/jurídico ou ser utilizado na gestão completa. Sua arquitetura, com storage construído por meio de algoritmos eficientes, permite navegação ágil. Possui qualidades idealizadas para garantir ganhos de produtividade, sobretudo em gestão de processos jurídicos e gerenciamento eletrônico de documentos.

A Macdata Tecnologia trabalha continuamente em aprimoramentos. As atualizações, portanto, são feitas de forma automática, sem necessidade de intervenção dos usuários.  Com o uso do Intersap Office, o escritório reduz a necessidade de investimentos na aquisição e manutenção da infraestrutura física de redes locais, servidores e instalação de softwares nos computadores. Os acessos são protegidos por senhas criptografadas, sendo possível determinar inúmeras restrições, desde tipo de documento até horários e IPs. O tráfego de informações é protegido por certificado SSL, auditado e reconhecido internacionalmente. O Intersap Office também opera pela internet e pode ser acessado a partir de qualquer computador conectado à rede. Veja algumas de suas características:

– Gerencia processos e documentação jurídicos, administrativos e consultivos.

– Registra andamentos, comentários, histórico, eventos e documentos.

– Fornece agenda em dois formatos: analítica e “Outlook”.

– Controla tarefas por usuários.

– Emite avisos de compromissos e tarefas por e-mail automaticamente.

– Restringe acessos por horários e por IP.

– Gerencia documentos eletronicamente.

– Fornece filtro de dados para emissão de relatórios.

– Gera relatórios (PDF, Excel e Word) detalhados, personalizados com nome e logotipo.

– Facilita o controle das tarefas dos colaboradores.

A forma de comercialização do Intersap Office usa o princípio do taylormade, ou seja, adaptável aos recursos e necessidades de cada usuário, que começa a trabalhar com o programa pagando no primeiro mês apenas o valor mínimo de R$ 69,90 referentes a uma quantidade de até 100 processos ativos.

Para mais detalhes, visite o site http://office.macdata.com.br/

 

BannerUltimaInstancia_SuperBanner_IntersapWeb

 

Novidades no Intersap Web incluem senhas mais seguras e agenda na home

Programa para gestão de processos da Macdata ganha em abrangência e no  controle dos dados armazenados

A Macdata acaba de incorporar novos recursos ao Intersap Web, software de gestão jurídica e administrativa consagrado no mercado. São eles:

 – Mais campos de dados básicos (unidade, área, departamento e centro de custo) para filtro na tela de pesquisa;

– Foto no cadastro de pessoas;

– Opções para uso de senhas mais seguras (letras maiúsculas, minúsculas, números, validade e tamanho mínimo);

– Agenda de compromissos, que agora passa a ser exibida na home do sistema, possibilitando a visualização no modo pauta ou calendário, e exportação dos compromissos para o Outlook.

“Essas novas melhorias resultam das demandas de nossos clientes e de nosso constante trabalho de aprimoramento técnico”, afirma Antonio Carlos Alvim de Macedo, diretor da Macdata. As atualizações são automáticas e os usuários, caso necessitem, podem receber informações sobre as a alterações por meio do recurso Change Log.

O Intersap Web é um programa de aplicação modular, criado para solucionar etapas isoladas de um processo administrativo/jurídico ou ser empregado na gestão completa. Sua arquitetura, com storage construído por meio de algoritmos eficientes, permite navegação leve e intercâmbio com os softwares de gestão mais utilizados nas empresas. Possui qualidades idealizadas para garantir ganhos de produtividade, sobretudo em gestão de processos jurídicos, contratos, riscos, finanças e digitalização de documentos.

A redundância na conectividade, backups diários e servidores dedicados são fatores que aumentam a segurança das informações armazenadas no sistema e sua ampla acessibilidade. Todas as bases de dados são disponibilizadas até mesmo por meio de computadores pessoais, onde quer que os usuários se encontrem e exista conexão de Internet.

Os novos recursos também estão disponíveis no Intersap Office, versão para pequenos escritórios de advocacia do programa Intersap Web lançada em dezembro. O software de gestão jurídica e administrativa da Macdata é fornecido no modelo SaaS – Software as a Service – em Data Center. A precificação do serviço depende do número de processos a ser gerenciado, com cobrança proporcional ao uso.

BannerUltimaInstancia_SuperBanner_IntersapWeb

BannerUltimaInstancia_SuperBanner_MacPJe

Entre em contato com a MACDATA Tecnologia (11) 4702-7323

Macdata assina convênios com seccionais/subseções da OAB e CAAs

Softwares jurídicos podem ser adquiridos com descontos especiais

parceriasOs advogados, estagiários e estudantes de Direito de diversas seccionais e subseções da OAB (Ordem dos Advogados do Brasil) podem agora contar com descontos especiais em toda a linha de softwares da Macdata por meio das Caixas de Assistência dos Advogados e comissões. Assinaram convênios com a desenvolvedora de software que há 25 anos atende o universo jurídico brasileiro entidades como as subseções de Osasco, Santos e Guarulhos, todas no Estado de São Paulo, bem como as seccionais de Mato Grosso, Minas Gerais, Paraíba e Santa Catarina. Também firmou acordo a Macdata a Comissão do Jovem Advogado da OAB-SP. Os usuários dos convênios deverão comprovar quando da utilização dos serviços que são associados das entidades. As despesas decorrentes do convênio serão assumidas diretamente pelos associados.

Rodrigo Farias Julião, presidente da subseção de Santos (SP)

Rodrigo Farias Julião, presidente da subseção de Santos (SP)

“Vejo como muito importante a assinatura desse convênio com a Macdata, especialmente em relação ao software para elaboração de petições eletrônicas, que atende a uma área em que não apenas os advogados da Paraíba, mas os de todo o Brasil, encontram dificuldades”, comentou o presidente da Caixa de Assistência dos Advogados da Paraíba, Carlos Fábio Ismael dos Santos Lima. Segundo Lima, a CAA de seu Estado está “investindo muito” em seus núcleos digitais e, portanto, a assinatura do convênio é oportuna. Também Rodrigo Farias Julião, presidente da subseção de Santos (SP), defende a assinatura do convênio como forma de a entidade contribuir para o processo de informatização do mundo jurídico. “Esses programas somados a nosso centro de apoio digital irão melhorar a produtividade dos advogados e escritórios em nossa região”, avaliou.

Veja alguns programas que passaram a estar ao alcance dos advogados em condições vantajosas:

– MAC PJe: solução integrada da Macdata para advogados que precisam elaborar petições eletrônicas destinadas aos diversos tribunais brasileiros. Converte arquivos dos tipos .doc, .xls, .tiff e .jpg em PDF; reduz o tamanho das imagens em mais de 90%; gera PDF compactado.

– CERTUS WEB: adotado por instâncias do Poder Judiciário, o Certus é um sistema online que executa cálculos judiciais e extrajudiciais, possibilitando a apuração de resultados precisos e permitindo a apresentação e contestação de valores. Oferece uma infinidade de aplicações, abrange as regras do novo Código Civil e contém mais de 40 índices atualizados automaticamente, proporcionando suporte técnico para o fechamento de acordos.

– INTERSAP OFFICE: Versão para pequenos escritórios de advocacia do programa Intersap Web. Assim como seu irmão mais velho, o Intersap Office é um programa de aplicação modular criado para solucionar etapas isoladas de um processo administrativo/jurídico ou ser utilizado na gestão completa. Sua arquitetura, com storage construído por meio de algoritmos eficientes, permite navegação ágil. Possui qualidades idealizadas para garantir ganhos de produtividade, sobretudo em gestão de processos jurídicos, contratos, riscos, finanças e digitalização de documentos.

http://oab.macdata.com.br/

Aos dirigentes da OAB em todo o Brasil: se sua seccional ou subseção ainda não é conveniada, entre em contato com a Macdata.

 www.macdata.com.br

BannerUltimaInstancia_SuperBanner_MacPJe

BannerUltimaInstancia_SuperBanner_CertusWeb

 Entre em contato com a MACDATA Tecnologia (11) 4702-7323

Intersap RH oferece a mais completa solução integrada para gestão de pessoal

Novo software leva o DNA da Macdata ao controle das informações sobre colaboradores

“Podem tirar de mim as minhas fábricas, queimar meus prédios, mas se me derem o meu pessoal, construirei outra vez todos os meus negócios.” – Henry Ford

“Só se consegue gerenciar aquilo que se mede. E, sem gerenciamento, não há expansão sustentável.” – Peter Drucker

Intersap_RHOs recursos humanos são o bem mais precioso numa empresa, conforme atesta Ford, um dos maiores empresários de todos os tempos. Cuidar dos colaboradores, portanto, é preservar uma riqueza e multiplicá-la graças à ilimitada capacidade oferecida pelos profissionais envolvidos em qualquer negócio. Mas é mandatório que esse patrimônio seja controlado, pois, sem controle, não se consegue gerenciar e, sem gerenciamento, não há progresso, ensina Drucker, pai da moderna administração.

Reunindo esses dois conceitos, a Macdata Tecnologia acaba de lançar o Intersap RH, software de gestão que incorpora 25 anos de know-how nas áreas jurídica e administrativa ao universo dos Recursos Humanos.

Com a gestão documental oferecida pelo Intersap RH, o departamento de Recursos Humanos da empresa pode usufruir de uma solução completa que engloba desde a coleta dos documentos até a disponibilização das imagens e guarda física, permitindo a recuperação online dos prontuários relativos ao quadro de colaboradores de forma rápida e segura. É de responsabilidade da empresa a guarda permanente de toda a documentação de seus colaboradores, desde a contratação até o desligamento, sendo necessário manusear e atualizar essa documentação com frequência. Além da manutenção implicar num ônus em cópias, papéis, pastas, arquivos, espaço físico e mão-de-obra, a falta de um documento pode ocasionar perdas financeiras diante de eventual ação judicial.

Veja as principais características do Intersap RH:

Segurança – configurável para diversos usuários com atribuições específicas e níveis de acesso diferenciados com restrições de locais (IPs) e dias da semana; acesso seguro (certificado SSL); proteção e sigilo de dados com estrutura de servidores localizados no Brasil, em parceria com a Amazon.

Temporalidade – controle de vencimento dos diferentes tipos de documentos, com geração automática de tarefas integradas com agendas de compromissos para alerta de prazos.

Integridade – aviso automático pelo sistema de documentos faltantes e vencidos, baseado em uma lista de documentos para cada tipo de contrato (CLT, autônomo, PJ e estagiário).

Preservação – documentos originais armazenados em local seguro.

Versatilidade – aplicável a diferentes formatos de contratação, como CLT, autônomo, PJ e estagiário.

Praticidade – 100% Web; campos para inclusão de comentários; envio de documentos eletrônicos; aviso de tarefas por e-mail; geração de relatórios; chaves de pesquisa.

Opções de contratação

A Macdata oferece um pacote de serviços completo: coleta, digitalização, guarda física e software de gestão. O Intersap RH também pode ser adquirido apenas como software de gestão.

Para maiores informações, entre em contato com a equipe Comercial da Macdata.

TEL.: (11) 4702-7323, e-mail: comercial@macdata.com.br

Intersap Office leva a mais avançada tecnologia corporativa aos pequenos escritórios

Usuário iniciante investe valor mensal reduzido referente a um volume de até 100 processos ativos

Intersap OfficeA alta tecnologia incorporada aos softwares de gestão jurídica não é mais privilégio das grandes corporações. A Macdata acaba de disponibilizar o Intersap Office, versão para pequenos escritórios de advocacia do programa Intersap Web. Assim como seu irmão mais velho, o Intersap Office é um programa de aplicação modular criado para solucionar etapas isoladas de um processo administrativo/jurídico ou ser utilizado na gestão completa. Sua arquitetura, com storage construído por meio de algoritmos eficientes, permite navegação ágil. Possui qualidades idealizadas para garantir ganhos de produtividade, sobretudo em gestão de processos jurídicos, contratos, riscos, finanças e digitalização de documentos.

O Intersap Office também opera pela internet e pode ser acessado a partir de qualquer computador conectado à rede. Veja algumas de suas aplicações.

– Gerencia processos e documentação jurídicos, administrativos e consultivos;

– Registra andamentos, comentários, histórico, eventos e documentos;

– Fornece agenda em dois formatos: analítica e “Outlook”;

– Controla tarefas por usuários;

– Emite avisos de compromissos e tarefas por e-mail automaticamente;

– Restringe acessos por horários e por IP;

– Gerencia documentos eletronicamente;

– Fornece filtro de dados para emissão de relatórios;

– Gera relatórios (PDF, Excel e Word) detalhados, personalizados com nome e logotipo;

– Facilita o Controle das tarefas dos colaboradores.

A Macdata Tecnologia está sempre trabalhando em aprimoramentos. As atualizações, portanto, são feitas de forma automática, sem necessidade de intervenção dos usuários.  Com o uso do Intersap Office, o escritório reduz a necessidade de investimentos na aquisição e manutenção da infraestrutura física de redes locais, servidores e instalação de softwares nos computadores. Os acessos são protegidos por senhas criptografadas, sendo possível determinar inúmeras restrições, desde tipo de documento até horários e IPs. O tráfego de informações é protegido por certificado SSL, auditado e reconhecido internacionalmente.

A forma de comercialização do Intersap Office usa o princípio do taylormade, ou seja, adaptável aos recursos e necessidades de cada usuário, que começa a trabalhar com o programa pagando no primeiro mês apenas o valor mínimo referente a uma quantidade de até 100 processos ativos. Para mais detalhes, visite o site http://office.macdata.com.br/.

Intersap Web

Entre em contato com a MACDATA Tecnologia (11) 4702-7323

Macdata lança software para elaboração de petições eletrônicas

O MAC PJe, já disponível online no site http://www.macpje.com.br, chega aos advogados no momento que o STJ abandona definitivamente o papel como suporte peticional

Já está à disposição para download na Internet – no site http://www.macpje.com.br – a solução integrada da Macdata para advogados que precisam elaborar petições eletrônicas destinadas aos diversos tribunais brasileiros. Denominado MAC PJe, o software foi aprovado em testes de laboratório, submetido a um grupo de usuários selecionados e agora pode ser experimentado gratuitamente por qualquer internauta pelo período de dez dias. Depois disso, estará ao alcance dos usuários mediante assinatura anual.

“O Mac PJe é um produto que atende a uma necessidade extrema neste momento. Sua concepção coloca em primeiro lugar a praticidade, o que é mesmo prioritário em se tratando de petições eletrônicas. É um produto inovador, sem dúvida, que traz benefícios a todos os advogados brasileiros”, observa o advogado Rodrigo Prates, presidente da Comissão de Parcerias da OAB Guarulhos e um dos integrantes de um grupo escolhido para conhecer de antemão a funcionalidade do MAC PJe. O lançamento do Mac PJe ocorreu logo em seguida à entrada em vigor da exigência do STJ (Superior Tribunal de Justiça) quanto a petições eletrônicas, no primeiro dia de outubro

“Desenvolvemos o MAC PJe em poucos meses, depois de termos percebido uma forte demanda por parte de advogados, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas embaraçados na tarefa de elaborar petições eletrônicas”, explica Antonio Carlos Alvim de Macedo, diretor da Macdata, empresa que há 25 anos atua no desenvolvimento de softwares jurídicos e soluções em gerenciamento eletrônico de documentos.

Características:

É de fácil utilização, mesmo por usuários resistentes a inovações;

– Converte arquivos dos tipos .doc, .xls, .tiff e .jpg em PDF;

– Reduz o tamanho das imagens em mais de 90%;

– Gera PDF compactado;

– Permite a seleção de páginas para a composição da petição;

– Ordena as páginas da petição;

– Admite a inclusão ou retirada de páginas no documento gerado;

– Salva o projeto de montagem da petição, evitando retrabalho;

– Recebe atualizações automáticas.

Segundo Macedo, dentre os benefícios do MAC PJe figura, em primeiro lugar, o aumento da produtividade dos profissionais e empresas mediante economia de tempo e melhoria na apresentação das petições eletrônicas, “formatadas com elegância e dentro dos padrões exigidos pelos tribunais.” É também, segundo o diretor da Macdata, “uma garantia de que o documento será aceito pelo receptor da mensagem por enquadrar-se nos parâmetros técnicos estabelecidos.” O produto conta com suporte integral da Macdata.

MAC PJe

Certus Web

Maioria acredita que nova lei anticorrupção será efetiva

Pesquisa da Macdata realizada no Compliance Day ouviu 68 especialistas em regulamentações

A maioria (51%) dos especialistas em compliance ouvidos em pesquisa de opinião pela Macdata acredita que a nova lei anticorrupção sancionada em agosto pela presidenta Dilma Rousseff irá “reduzir o número de práticas ilegais” envolvendo empresas. Esse é o mais notável resultado da sondagem efetuada durante o evento Compliance Day, realizado pela revista LEC (Legal, Ethics and Compliance) no dia 29 de agosto em SP. Respondendo a mesma pergunta, 44% dos entrevistados julgam que “só o tempo dirá” se essa lei vai mesmo estimular as boas práticas nos negócios. Outros 3% imaginam que a legislação acabará levando fornecedores do Estado a buscar “brechas e subterfúgios” no intuito de driblar os obstáculos.

Pesquisa de OpiniãoContendo dez perguntas, a pesquisa da Macdata foi respondida por 68 especialistas, um universo significativo nessa restrita comunidade profissional. Quase a metade pertence a empresas do setor de serviços. Um terço dos participantes trabalha em empresas com mais de 500 funcionários, sendo algumas multinacionais. Os demais atuam em companhias menores. A divisão entre profissionais que atuam em conglomerados de empresas e empresas únicas é equilibrada. Outra pergunta da pesquisa indagou sobre a existência de um programa de compliance nas empresas. O compliance é conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, tendo sido bastante difundido a partir do caso Enron, em 2001, nos Estados Unidos.

Expansão

Agora, com a promulgação da Lei nº 12.846, a tendência deve se expandir no Brasil. Segundo resultado da pesquisa, 44% dos entrevistados revelaram que existe um programa de compliance em suas empresas há bastante tempo. Outros 22% admitiram que programas desse tipo já foram implantados, mas são recentes. Outros 18% informaram que um programa assim está em fase de teste, enquanto os demais acreditam que exista o interesse, ao menos. Sobre a utilização de softwares de gestão, pouco mais de um terço (35%) registrou a existência de um programa desse tipo que atenda a todos os setores. Outros 21% disseram que o software de gestão é usado em alguns setores da empresa, apenas, enquanto outros 35% não observaram o uso desse tipo de recurso em suas empresas.

No campo das práticas ligadas ao Direito, pouco menos de um terço (31%) respondeu que opera um software especializado no departamento Jurídico. Menos de um quarto (23%) dos participantes já viu um software de cálculos judiciais sendo usado nas empresas. Quase a metade dos entrevistados (47%) desconhece os programas de cálculos judiciais. Por outro lado, na pergunta sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos, 69% afirmam que a papelada da empresa já é toda digitalizada, mas apenas 10% reconhecem que esses documentos estão indexados e podem ser acessados via internet. Finalmente, a pesquisa da Macdata mostra que, para 40% dos entrevistados, pequena parte dos serviços jurídicos é terceirizada em suas empresas, enquanto 19% indicaram que toda a área jurídica fica a cargo de um escritório de advocacia especialmente contratado.

Modular, compatível e sempre atual, Intersap Web promove upgrade no universo Jurídico

Software da Macdata pode ser acoplado aos mais avançados sistemas de gestão

Laios Miranda, Gerente de TI da Macdata.

Laios Miranda, Gerente de TI da Macdata.

Softwares de gestão para a advocacia e setores jurídicos das empresas não são novidade. Na hora de escolher, entretanto, cabe levar em conta a tradição, aceitação e recursos disponíveis, especialmente o de receber atualizações capazes de mantê-lo eficaz a qualquer tempo e em todas as circunstâncias. Produzido nos laboratórios da Macdata, empresa com 25 anos de atuação na área, o Intersap Web hoje é responsável pelo upgrade de grandes, médios e pequenos escritórios de advocacia, além de departamentos jurídicos no âmbito corporativo. “Temos hoje clientes de todos os portes que migraram de softwares com instalação em servidores próprios para o moderno e ágil Intersap Web”, explica Laios Miranda, Gerente de TI da Macdata.

Trata-se de programa de aplicação modular criado para solucionar etapas isoladas de um processo administrativo/jurídico ou ser empregado na gestão completa. Sua arquitetura, com storage construído por meio de algoritmos eficientes, permite navegação leve e intercâmbio com os softwares de gestão mais utilizados nas empresas. Possui qualidades idealizadas para garantir ganhos de produtividade, sobretudo em gestão de processos jurídicos, contratos, riscos, finanças e digitalização de documentos.

O Intersap Web é fornecido pela Macdata no modelo SaaS – Software as a Service – em Data Center. Segundo Laios, a precificação do serviço depende do número de processos a ser gerenciado. “Isso significa que o Intersap Web é uma solução que atende às necessidades de usuários de todos os portes, com cobrança proporcional ao uso.” Outra característica atraente do programa, carro-chefe da Macdata, é o controle de acesso, que pode ser estabelecido por IP, usuário, horários e outros. O próprio Intersap Web emite relatórios, garantindo supervisão sobre toda a atividade relacionada aos documentos.

As atualizações são automáticas e os usuários, caso necessitem, podem receber informações sobre as a alterações por meio do recurso change log. O Intersap Web foi desenvolvido com tecnologia Microsoft, plataforma DotNet com interface em Silverlight e banco de dados MS-SQL. Para o gerente de TI da Macdata, a redundância na conectividade, backups diários e servidores dedicados são fatores que aumentam a segurança das informações armazenadas no sistema e sua ampla acessibilidade. “Toda a base de dados é disponibilizada até mesmo por meio de computadores pessoais, onde quer que os usuários se encontrem e exista conexão de Internet.”

As 10 etapas do gerenciamento eletrônico de documentos

Consultor da Macdata explica processo para transformar papel em informação na Web

Não basta digitalizar. É preciso tratar todo tipo de documentação em papel de forma a garantir a integridade do conteúdo e sua acessibilidade via Internet. “Foi assim que a Macdata concebeu o sistema MacDigi, uma ferramenta capaz de eliminar grandes e onerosas quantidades de arquivos em papel e transformá-los em Bits (unidade de informação eletrônica armazenada)”, diz o consultor organizacional Fábio Orzi. Especializado em mensurar e incrementar a produtividade em escritórios de advocacia, além de departamentos jurídicos e administrativos de empresas, Orzi apresenta o passo-a-passo do fluxograma em operação na sede da Macdata, situada na Granja Viana (Cotia/SP).

Alternate Text Alternate Text
Recepção– Ao chegar à Macdata, a documentação enviada pelos clientes passa por manuseio e triagem.
Arquivamento– Todo o material em papel é guardado em arquivos de aço com classificação e etiquetagem destinadas a evitar extravios.
Alternate Text Alternate Text
Preparação– Devido à multiplicidade de formatos, os documentos em papel
recebem padronização pré-escaneamento.
Escâner– Além da tarefa de escanear, página-por-página, o operador monitora as imagens a fim de que as gravações preservem a máxima qualidade de leitura.
Alternate Text Alternate Text
Indexação– Depois de escaneados, os documentos recebem código de barras e indexação por assunto, data e outros indicadores capazes de facilitar sua recuperação.
Depósito– Os papéis, após digitalização, são mantidos encaixotados em estantes até decisão sobre sua destinação.
Alternate Text Alternate Text
Descarte– No caso de descarte, a papelada é embarcada em caminhões para posterior picotagem.
Acesso– A documentação em formato eletrônico é disponibilizada na Internet
com armazenamento no UOL, com quem a Macdata mantém parceria.
Alternate Text Alternate Text
Tela– Exemplo de documento ao alcance de usuários devidamente munidos de login e senha.
Coordenação– O consultor organizacional Fábio Orzi planeja e customiza a implantação do MacDigi nos clientes da Macdata.

 

Acesso via Internet e economia de espaço geram produtividade nas áreas jurídica e outras

Para o consultor Fabio Orzi, retorno do investimento ocorre após 6 meses

Com a crescente elevação dos custos imobiliários, ficou ainda mais atraente a gestão eletrônica de documentos (GED) em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, administrativos, financeiros, RH e outros. “Não faz mais sentido armazenar papelada em grandes áreas de escritório. Isso onera pesadamente os orçamentos das empresas”, argumenta o economista Fabio Orzi, consultor organizacional da Macdata. Com longa vivência nas áreas de auditoria e administração, Orzi prova por cálculos matemático-financeiros que a solução digital oferece de longe a melhor relação custo/benefício, um indicador capaz de fazer a diferença positiva na hora do balanço.

“Um espaço de 40 m2 numa área nobre de São Paulo, por exemplo, chega a custar por volta de R$ 4 mil reais mensais, incluindo aluguel, condomínio e IPTU. Se forem somadas despesas com pessoal, transporte de documentos, seguro e outras, o valor sobe ainda mais”, mostra o consultor da Macdata voltado a atender as necessidades dos clientes.” Quando o cliente adota a solução MacDigi, todos os volumosos processos armazenados em pastas passam a ser digitalizados. “Temos capacidade para digitalizar e indexar cerca de 50 mil páginas diariamente.” Os benefícios podem ser imediatamente sentidos nos escritórios, pois as informações digitalizadas são paulatinamente disponibilizadas pela internet.

Preparo

Processos judiciais e documentos administrativos recebem meticuloso tratamento da equipe Macdata, pois muitos chegam à sede da empresa, na Granja Viana, com imperfeições e formatações diversificadas. No escaneamento, o operador também realiza o tratamento das imagens. “Todas as informações precisam ser recuperadas. Então é importante esse monitoramento e controle de qualidade na hora de transformar papel em informação eletrônica”, explica Orzi.  Os documentos recebem código de barras e são indexados por data, assunto e outros indicadores que tornam automática sua recuperação via sistema de busca.

Outra característica do MacDigi é que o sistema dispensa uso de servidor próprio do cliente. “Todas as informações contam com a segurança do UOL, com quem a Macdata estabeleceu parceria. O risco de perda de conteúdo é zero”, garante o consultor. Esse acesso via Internet permite que os usuários habilitados, mediante login e senha, acessem os dados do escritório ou de qualquer outro ponto do Planeta via notebook, tablet ou smartphone.

Integração

O MacDigi pode ser integrado com outros sistemas da Macdata de administração de processos e também com os mais avançados softwares de gestão existentes no mercado e adotados internacionalmente. “Se os benefícios do MacDigi podem ser usufruídos imediatamente após o início da implantação, o retorno do investimento financeiro do cliente ocorre, em média, após seis meses da assinatura do contrato”, afirma Orzi.