As 10 etapas do gerenciamento eletrônico de documentos

Consultor da Macdata explica processo para transformar papel em informação na Web

Não basta digitalizar. É preciso tratar todo tipo de documentação em papel de forma a garantir a integridade do conteúdo e sua acessibilidade via Internet. “Foi assim que a Macdata concebeu o sistema MacDigi, uma ferramenta capaz de eliminar grandes e onerosas quantidades de arquivos em papel e transformá-los em Bits (unidade de informação eletrônica armazenada)”, diz o consultor organizacional Fábio Orzi. Especializado em mensurar e incrementar a produtividade em escritórios de advocacia, além de departamentos jurídicos e administrativos de empresas, Orzi apresenta o passo-a-passo do fluxograma em operação na sede da Macdata, situada na Granja Viana (Cotia/SP).

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Recepção– Ao chegar à Macdata, a documentação enviada pelos clientes passa por manuseio e triagem.
Arquivamento– Todo o material em papel é guardado em arquivos de aço com classificação e etiquetagem destinadas a evitar extravios.
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Preparação– Devido à multiplicidade de formatos, os documentos em papel
recebem padronização pré-escaneamento.
Escâner– Além da tarefa de escanear, página-por-página, o operador monitora as imagens a fim de que as gravações preservem a máxima qualidade de leitura.
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Indexação– Depois de escaneados, os documentos recebem código de barras e indexação por assunto, data e outros indicadores capazes de facilitar sua recuperação.
Depósito– Os papéis, após digitalização, são mantidos encaixotados em estantes até decisão sobre sua destinação.
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Descarte– No caso de descarte, a papelada é embarcada em caminhões para posterior picotagem.
Acesso– A documentação em formato eletrônico é disponibilizada na Internet
com armazenamento no UOL, com quem a Macdata mantém parceria.
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Tela– Exemplo de documento ao alcance de usuários devidamente munidos de login e senha.
Coordenação– O consultor organizacional Fábio Orzi planeja e customiza a implantação do MacDigi nos clientes da Macdata.

 

Macdata facilita acesso dos jornalistas a seus produtos e serviços

Macdata ganha agilidade no atendimento à mídia

– A boa notícia é que ficou ainda mais fácil e rápido para jornalistas o acesso aos sistemas de cálculo judicial e de administração de documentos jurídico-administrativos da empresa líder de mercado no setor, a Macdata.

– Desde junho, nova assessoria de imprensa passa a facilitar o encaminhamento de pautas sobre produtos (softwares) e serviços Macdata, oferecendo ainda o especialista Antonio Carlos Macedo como fonte de informação para garantir maior consistência a matérias e, ainda, como autor de artigos com temáticas afins.

A Macdata atua desde 1988 oferecendo ao mercado softwares e serviços sintonizados com os avanços tecnológicos e legislação. Na área jurídica, desenvolve soluções para a gestão de processos e cálculos judiciais. Também se dedica ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Instalada no Polo Industrial da Granja Viana, em Cotia-SP, conta com espaço para armazenagem de documentos em papel. Cuida de sua digitalização e indexação, garantindo o acesso online aos usuários. Dentre seus clientes figuram escritórios de advocacia e sindicatos, além de departamentos jurídicos e de TI das empresas. Inclui em sua carteira pequenos escritórios e grandes corporações – ao todo mais de dez mil clientes.

Em seu escopo de atividades, auxilia empresas de capital aberto ou fechado no compliance (conjunto de disciplinas que visa o cumprimento de normas legais e regulamentos). Dentre os programas Macdata, destaca-se o INTERSAP WEB, aplicação modular que soluciona uma etapa de processo administrativo ou seu conjunto. A aplicação permite a integração com outros softwares sem necessidade de substituição de ferramentas já utilizadas. É utilizado em gestão de processos jurídicos, administrativos e outras instâncias.

Já o CERTUS WEB executa cálculos judiciais e extrajudiciais online. Determina multas, taxas, honorários, juros de mora, compensatórios e remuneratórios. Adota mais de 40 índices atualizados automaticamente. Complementa a linha da Macdata o MacDigi, sistema exclusivo de administração de arquivos jurídicos por armazenamento e digitalização. Libera espaço físico, garantindo economia e proporcionando acesso via internet. Classifica toda documentação, mesmo nos mais extensos processos e arquivos.

Antonio Carlos Alvim de Macedo – diretor-presidente da Macdata, participou de levantamentos de passivos e de geração de processos e softwares de controle em empresas como Petrobras, Votorantim e Mahle.

Contato com a imprensa:

Minirios Comunicação / Luis Sérgio – 11 98208 6103 ou 11 2367 9992

www.macdata.com.br