As 10 etapas do gerenciamento eletrônico de documentos

Consultor da Macdata explica processo para transformar papel em informação na Web

Não basta digitalizar. É preciso tratar todo tipo de documentação em papel de forma a garantir a integridade do conteúdo e sua acessibilidade via Internet. “Foi assim que a Macdata concebeu o sistema MacDigi, uma ferramenta capaz de eliminar grandes e onerosas quantidades de arquivos em papel e transformá-los em Bits (unidade de informação eletrônica armazenada)”, diz o consultor organizacional Fábio Orzi. Especializado em mensurar e incrementar a produtividade em escritórios de advocacia, além de departamentos jurídicos e administrativos de empresas, Orzi apresenta o passo-a-passo do fluxograma em operação na sede da Macdata, situada na Granja Viana (Cotia/SP).

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Recepção– Ao chegar à Macdata, a documentação enviada pelos clientes passa por manuseio e triagem.
Arquivamento– Todo o material em papel é guardado em arquivos de aço com classificação e etiquetagem destinadas a evitar extravios.
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Preparação– Devido à multiplicidade de formatos, os documentos em papel
recebem padronização pré-escaneamento.
Escâner– Além da tarefa de escanear, página-por-página, o operador monitora as imagens a fim de que as gravações preservem a máxima qualidade de leitura.
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Indexação– Depois de escaneados, os documentos recebem código de barras e indexação por assunto, data e outros indicadores capazes de facilitar sua recuperação.
Depósito– Os papéis, após digitalização, são mantidos encaixotados em estantes até decisão sobre sua destinação.
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Descarte– No caso de descarte, a papelada é embarcada em caminhões para posterior picotagem.
Acesso– A documentação em formato eletrônico é disponibilizada na Internet
com armazenamento no UOL, com quem a Macdata mantém parceria.
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Tela– Exemplo de documento ao alcance de usuários devidamente munidos de login e senha.
Coordenação– O consultor organizacional Fábio Orzi planeja e customiza a implantação do MacDigi nos clientes da Macdata.

 

Escritório Gastaldello acessa 7 mil processos pela web

Solução GED da Macdata foi implantada em 2012

 

Há vinte anos prestando serviços advocatícios, o Gastaldello Turco Barros e Advogados Associados conta hoje com cerca de 7.000 pAdriana_Advogada GASTALDELLOrocessos em sua base de dados eletrônica. A advogada Adriana Santos Barros, sócia do escritório, relata os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos implantada em 2012 pela Macdata. “Tivemos um acidente em nosso escritório, o que nos deixou sem acesso aos nossos arquivos. Foi aí então que decidimos optar pela segurança que o sistema digital proporciona quando bem estruturado. Num prazo de 6 meses, graças ao sistema MacDigi, conseguimos total acessibilidade a aproximadamente 6.000 processos.”

O MacDigi é o sistema da Macdata que digitaliza, armazena, classifica e disponibiliza pela web arquivos jurídicos e administrativos. “De forma organizada, sem desperdício de espaço físico, todos os profissionais habilitados do escritório podem agora acessar os processos via internet a qualquer tempo”, explica Adriana. De acordo com a causídica, o escritório Gastaldello deposita “total” confiança no sistema, pois: “em aproximadamente 18 meses de uso, não tivemos qualquer problema, o que já justificou o investimento.”

A sede do Gastaldello Turco Barros e Advogados Associados fica em São Bernardo do Campo (SP). Atua em Direito Administrativo, Ambiental, Bancário, Civil e Comercial, Consumidor, Imobiliário, Trabalho e Previdência Social, Tributário, Importação/Exportação e Terceiro Setor. A advogada Adriana Santos Barros reconhece que “gerenciamento de documentos costumava ser um grande problema no mundo jurídico.” Mas o quadro está mudando, “para melhor.” Sobre o impacto da informática no âmbito jurídico em geral, avalia que as “facilidades, agilidade e os benefícios da informatização estão sendo rapidamente percebidos.” No caso específico dos fóruns, a profissional preconiza “uma transformação com maior celeridade.”

 – O MacDigi é um sistema exclusivo da Macdata para administração de arquivos jurídicos por armazenamento e digitalização. Libera espaço físico, garantindo economia e proporcionando acesso via internet. Classifica toda documentação, mesmo nos mais extensos processos e arquivos. Permite fácil recuperação por sistema de busca integrado. 

Macdata facilita acesso dos jornalistas a seus produtos e serviços

Macdata ganha agilidade no atendimento à mídia

– A boa notícia é que ficou ainda mais fácil e rápido para jornalistas o acesso aos sistemas de cálculo judicial e de administração de documentos jurídico-administrativos da empresa líder de mercado no setor, a Macdata.

– Desde junho, nova assessoria de imprensa passa a facilitar o encaminhamento de pautas sobre produtos (softwares) e serviços Macdata, oferecendo ainda o especialista Antonio Carlos Macedo como fonte de informação para garantir maior consistência a matérias e, ainda, como autor de artigos com temáticas afins.

A Macdata atua desde 1988 oferecendo ao mercado softwares e serviços sintonizados com os avanços tecnológicos e legislação. Na área jurídica, desenvolve soluções para a gestão de processos e cálculos judiciais. Também se dedica ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Instalada no Polo Industrial da Granja Viana, em Cotia-SP, conta com espaço para armazenagem de documentos em papel. Cuida de sua digitalização e indexação, garantindo o acesso online aos usuários. Dentre seus clientes figuram escritórios de advocacia e sindicatos, além de departamentos jurídicos e de TI das empresas. Inclui em sua carteira pequenos escritórios e grandes corporações – ao todo mais de dez mil clientes.

Em seu escopo de atividades, auxilia empresas de capital aberto ou fechado no compliance (conjunto de disciplinas que visa o cumprimento de normas legais e regulamentos). Dentre os programas Macdata, destaca-se o INTERSAP WEB, aplicação modular que soluciona uma etapa de processo administrativo ou seu conjunto. A aplicação permite a integração com outros softwares sem necessidade de substituição de ferramentas já utilizadas. É utilizado em gestão de processos jurídicos, administrativos e outras instâncias.

Já o CERTUS WEB executa cálculos judiciais e extrajudiciais online. Determina multas, taxas, honorários, juros de mora, compensatórios e remuneratórios. Adota mais de 40 índices atualizados automaticamente. Complementa a linha da Macdata o MacDigi, sistema exclusivo de administração de arquivos jurídicos por armazenamento e digitalização. Libera espaço físico, garantindo economia e proporcionando acesso via internet. Classifica toda documentação, mesmo nos mais extensos processos e arquivos.

Antonio Carlos Alvim de Macedo – diretor-presidente da Macdata, participou de levantamentos de passivos e de geração de processos e softwares de controle em empresas como Petrobras, Votorantim e Mahle.

Contato com a imprensa:

Minirios Comunicação / Luis Sérgio – 11 98208 6103 ou 11 2367 9992

www.macdata.com.br

Escritórios, empresas e advogados poderão armazenar processos na internet

3/9/2012
 
“Dropbox”, “Google Drive”, “SkyDrive”, “iCloud”, “Megaupload” e tantos outros serviços de armazenamento de dados na internet são cotidianos hoje em dia. Este tipo de tecnologia é o que se convencionou a chamar de computação de nuvem, em inglês “cloud computing”. O conceito, para quem mexe diretamente com estas ferramentas, não é nada novo, porém o armazenamento em nuvem tem se tornado pauta entre o mundo empresarial e jurídico.Armazenamento em nuvem é como chamamos a utilização da memória e da capacidade de guardar documentos de computadores compartilhados e ligados pela internet, uma vez armazenado na nuvem os arquivos podem ser acessados em qualquer lugar do planeta.

A maioria das pessoas utiliza a nuvem pública disponibilizada pelas versões gratuitas de diversos programas.

“Hoje no mundo das grandes empresas se vê com muita desconfiança a utilização do armazenamento em nuvem para documentos, principalmente quando falamos em arquivos da área jurídica”, afirma o arquiteto de soluções web Gustavo C. Lima. A maioria dos serviços apresentados para armazenamento em nuvem para as grandes empresas não garante a segurança e criptografia dos arquivos. Serviços mais baratos utilizam a chamada nuvem pública, o que exporia os clientes e a própria empresa a ataques.

“O escritório ou departamento jurídico que optar por este tipo de serviço precisa ter garantido a confidencialidade e confiabilidade para poder armazenar seus arquivos neste tipo de tecnologia. É preciso garantir por meio de contrato a criptografia e segurança física do armazenamento de dados”, completa Lima.
 
A mesma preocupação é apontada por Antonio Carlos Macedo, diretor da Macdata Tecnologia. “É importante garantir a segurança dos dados de nossos clientes, tanto que para entrar nesta área de armazenamento em nuvens o principal investimento foi em segurança, garantir a criptografia de todos os documentos armazenados em nossa nuvem e também na segurança dos nossos servidores físicos também”.
 
As nuvens públicas não garantem segurança necessária para empresas e escritórios de advocacia. “A nuvem privada é uma alternativa para os escritórios ou empresas, pois há versões diferentes de aplicativos para poder atender a clientes de pequeno, médio e grande porte. Também por que o custo não está mais no armazenamento e as cobranças de utilização de nuvens privadas podem ser feitas contabilizando quantos processos o cliente armazena na nuvem, ao invés de ser cobrada uma licença, podendo garantir custo-benefício para pequenos, médios e grandes clientes”, afirma Macedo.
 
Com essa saída da nuvem privada processos, sentenças e petições poderiam ser arquivados na internet, descentralizando assim a consulta dos arquivos. Os advogados e clientes poderiam acessar seus processos, senteças, etc de qualquer local, por conta dos documentos estarem guardados na internet. A segurança da informação também estaria assegurada no caso de um ambiente e uma aplicação criptografada, além de ajudar na economia de papel das empresas.
 
O diretor da Macdata Tecnologia também afirma que as empresas optantes por este tipo de armazenamento no Brasil ficaram bastante satisfeitas com o serviço.


Luka Franca
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