Consulta e Recuperação de Casos Baixados

Na tela Consulta de Casos, selecione a opção Inativo (imagem abaixo). A busca retornará apenas casos baixados. Para refinar ainda mais a seleção, você pode pesquisar pelo número do processo, nome do reclamante, data de baixa, data de entrada do caso e muitas outras formas de consulta combinadas.

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Ao abrir o caso que deseja reativar, observe que o botão Reativar aparecerá no canto superior direito da tela.

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Basta um clique e a confirmação de reativação surgirá na tela. Clique em Ok para confirmar. Pronto. Seu caso estará reativado, reaparecendo na Grid de Casos Ativos.

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Agenda é peça-chave do quebra-cabeças advocatício

Intersap Web organiza o escritório oferecendo esse recurso
com filtros para diversos tipos de compromissos

INTERSAP WEBTer uma agenda com recursos completos é uma ferramenta vital para gerenciamento de tempo em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas. A agenda vai ajudar a organizar prioridades em relação a processos e também sobre as rotinas de trabalho. Essa ferramenta deve exibir responsabilidades, prazos e outros critérios, de acordo com o interesse do gestor. Uma agenda eficiente poupa tempo e dinheiro, se desenvolvida e utilizada corretamente. A agenda deve ser alimentada com a máxima antecedência e cuidados.

Veja como a Agenda do Intersap Web produz relatórios:

A Agenda agora possui dois tipos de relatórios criados para auxiliar o usuário a lidar com a gestão dos compromissos jurídicos.

Para acessar e gerar esses relatórios, basta clicar no Módulo Agenda/Operação e, em seguida, selecionar o botão Filtro Pesquisa (botão vertical do lado esquerdo). Veja a seta indicativa na imagem abaixo.

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Como no exemplo ilustrado abaixo, escolha alguns filtros e clique no botão Imprimir.

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Esses filtros permitem selecionar os diversos tipos de compromissos: por status, período, tipo de caso, advogado responsável e outros critérios. Assim é possível distribuir e agilizar tarefas.

Ao clicar na Impressora, após seleção dos filtros, duas opções de relatório serão abertas para sua escolha: Relatório Agenda de Compromissos e Listagem de Compromissos. Ambas possibilitam a solicitação de impressão em diferentes formatos, com especificação de quantidade de andamentos, linhas e etc. Vale experimentar as duas para verificar qual delas melhor atende suas necessidades.

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Como baixar um documento no Intersap Web

Para baixar um documento (caso) – seja ele jurídico, administrativo, consultivo – você deve selecioná-lo de uma lista e abri-lo em seguida.

Conforme ilustrado na imagem abaixo, ao abrir o documento, o botão Baixar será exibido no canto superior da tela. É importante destacar que o sistema exige autorização prévia para abrir o documento, de acordo com o perfil do usuário. O administrador do Intersap, na sua empresa, determina o que cada usuário está habilitado a fazer com os arquivos.

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Sempre que for dado o comando para baixar/abrir um documento, o Intersap automaticamente solicitará ao usuário a inclusão de um Motivo. Ao clicar na seleção Motivo, escolha aquele mais apropriado e atribua a data de baixa do caso.

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Feita a inclusão da data da baixa, clique no botão Baixar. Pronto!

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Módulo Documentos do Intersap Web

Para visualizar e manipular documentos salvos no Intersap Web, é preciso entrar no processo específico e clicar na Aba “Documentos”, destacada em vermelho na imagem a seguir.

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Observe a lista de documentos associados ao caso exemplar do Cliente Empresa Modelo 7. Ao ser destacado um documento alvo (clicar sobre um item da lista), são habilitados automaticamente os botões “GED” e “Ver Documentos.”

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Ao clicar sobre o botão “Ver Documento”, o arquivo em PDF correspondente será aberto em uma nova página web do seu browser (em uma nova guia).

Selecionando o botão “GED”, o documento será aberto em uma aplicação auxiliar que permitirá: Salvar, Deletar ou Exportar o documento. Também estarão disponíveis os seguintes recursos: Anotações Extras, Ordenar por Data, por Nome, por Páginas, Visualizar, Navegar pelos Documentos do caso, Recuperar Documentos Deletados indevidamente e outros.

A imagem a seguir ilustra o software de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Destacamos algumas de suas funcionalidades: Dados do Processo associados ao documento, Cadastro de Anotações, Apresentação do Documento, Ordenação e Botões de Ações.

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A imagem abaixo explica a função de cada botão no GED.

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Ainda na ferramenta GED, abaixo ilustramos a possibilidade de recuperação de documentos excluídos do processo. Observe que há uma petição deletada. Para recuperá-la, basta clicar na seta correspondente.

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Inserção de Documentos no Intersap – GED

Todos os processos jurídicos, consultivos ou administrativos são repletos de documentos. O uso das ferramentas do Intersap Web muito facilitam as tarefas de inserção, acesso, recuperação, classificação, associação ao caso, preservação histórica e manipulação desses documentos.

Não por acaso, o Intersap oferece um módulo chamado GED, criado para a Gestão Eletrônica dos Documentos. Se o seu Intersap ainda não possui este módulo, basta entrar em contato com nossa área comercial e obter tal atualização.

O primeiro passo para adicionar um documento a um processo é abrir o caso no Intersap e entrar na aba “Envio Eletrônico”, destacada em vermelho na imagem a seguir. A manipulação de documentos no Intersap pode ser iniciada pelo Módulo Casos, ou diretamente pelo Módulo GED (destacados em vermelho).

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Feito isso, a etapa seguinte consiste em classificar o documento.

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Há vários tipos diferentes de documentos relacionados aos casos. Entre os diversos exemplos, podemos citar: Atas de Audiência, Petições, Cálculos, Cartas Precatórias, Fotos, Certidões, Guias, Embargos, Impugnações e muitos outros.

Para inserir um documento, é necessário selecionar seu tipo, registrar a data de entrada e atribuir informações complementares úteis. Feito isso, basta clicar no botão “Procurar” e, em seguida, em “Enviar Imediato.”

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Neste momento, o arquivo é enviado aos servidores do Intersap para uma fila de verificação, podendo levar entre 1 a 5 minutos para ser publicado. Ao ser verificado e aprovado, o status do documento é acrescido da data de publicação. Antes só era atribuída uma data de envio. (ver imagem abaixo)

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Para consultar os documentos inseridos e seus respectivos status, você deve utilizar os filtros, podendo selecionar as datas de geração e status específicos, com exemplificado na imagem acima, ou só documentos com erros, não enviados, não publicados e excluídos.

Ao ser publicado (quando o status aparece com data de publicação preenchida), o arquivo poderá ser consultado e recuperado na aba Documentos.

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Utilização de Filtros em Relatórios Novos

Primeiramente, veja como criar relatórios novos. Na aba Relatórios, selecione o Módulo e o Modelo de Relatório em que deve ser aplicado o Filtro novo. Feitas estas seleções (o texto destacado fica em azul), o próximo passo será clicar no botão Novo (conforme ilustrado na imagem abaixo). A seleção do Módulo e do Modelo também indica a localização onde o relatório Novo será criado, dentro de uma lógica de fácil localização e reutilização.

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É muito importante atribuir um nome significativo ao relatório, permitindo sua identificação e fácil acesso. Considere também que o Intersap permite a criação de relatórios privados aos quais só você terá acesso. Veja a seta indicativa de Relatório Privado na imagem abaixo.

Neste ponto, o usuário vincula o filtro ao relatório escolhido. Na imagem abaixo deve ser indicada a opção seletiva Visualizar Meus filtros, evitando a exibição de todos os filtros criados pela empresa até então. Selecionada esta opção, surgirão apenas os seus filtros. Selecione o filtro criado e clique no botão OK. O relatório novo será então criado. O nome do documento será exibido em “Prontos para Impressão”.

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A seta indicativa da imagem a seguir chama a atenção para o relatório recém-criado e oferece dois recursos auxiliares interessantes. O botão azul, com “i” no centro, abre exemplos dos relatórios para sua visualização prévia (sensível ao contexto). Ele é ideal para conhecer os modelos de relatórios, com seus campos, e identificar quais atendem as suas necessidades. A seleção do canto superior direito que permite “Visualizar Apenas os Meus” (relatórios), sendo útil quando a empresa possui muitos documentos desse tipo armazenados. Sem ele, seria muito difícil a localização de um relatório em particular. Após selecionada, esta função exibirá apenas os relatórios criados por você.

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O próximo passo será adicionar ao relatório os dados filtrados. Vá então à aba Parâmetros (imagem), selecione o formato de impressão desejado (PDF, Excel, Word) e ajuste os parâmetros, que são peculiares a cada relatório. Feito isso, clique no botão Impressão. Aparecerá a seguinte mensagem: “Solicitação de Impressão Criada.”

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Exibida esta mensagem, entre na aba Processados e selecione o relatório recém-criado. Verifique seu status. Ao terminar o processamento dos dados, o status mudará de Emitindo para Emitido. Seu relatório estará pronto para impressão (PDF) ou para baixar em sua máquina (no caso de escolher o formato Excel). Para acessar o relatório pronto, selecione o documento (cor azul) e clique no botão de impressão (com seta indicativa na imagem abaixo). Pronto!

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Criação e Uso de Filtros nos Relatórios

A utilização de filtros permite “customizar” os relatórios disponíveis, comandando a extração de dados específicos mais próximos das necessidades diárias dos usuários.

Contudo, antes de se pensar na construção de um filtro, é importante conhecer o modelo do relatório alvo deste filtro e saber em que módulo o relatório está disponibilizado. Isso porque pode haver incoerência entre o filtro criado e modelo de relatório ao qual ele será associado, resultando num efeito inesperado ou indesejado.

O filtro permite, por exemplo, que o usuário selecione um universo de casos de uma determinada natureza jurídica, em uma localidade específica, dentro de um período desejado.

Exemplo:
– Tipo de caso: Jurídico;
– Área de atuação: Trabalhista;
– Comarca: São Paulo.

Podemos, assim, criar e salvar um filtro e reutilizá-lo sempre que necessário. Sendo muito importante atribuir textos explicativos tanto para o nome do filtro quanto para sua descrição. Dessa forma, consegue-se facilmente perceber a função dos filtros disponíveis, o que facilita sua reutilização por parte de todos os usuários, gerando cooperação produtiva.

Criando um novo filtro

1 – Selecione a opção FILTRO, clique no botão NOVO, informe o nome e a sua descrição.

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2 – Na aba Dados Básicos (abaixo), informe os itens a serem filtrados.

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3 – Na aba Dados Específicos selecione os itens de filtro. Não se esqueça que esta aba só será carregada após a seleção do tipo de caso.

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4 – Clique no botão salvar. Pronto!
Seu filtro já pode ser utilizado nos relatórios.

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Senha, elemento essencial para a segurança das informações

A senha do Intersap Web é uma assinatura eletrônica secreta que permite efetuar diversos procedimentos em processos jurídicos, administrativos e consultivos. Envolve enorme responsabilidade do usuário. Sendo assim, alguns cuidados devem ser observados e seguidos:

1. Evite senhas evidentes, como nomes, datas de aniversário, placa de automóvel, número de telefone etc.;
2. Escolha senhas complexas, de preferência com vários dígitos, alfanuméricas, que intercalam números e letras, como, por exemplo: e6n0g5h7;
3. Troque sua senha regularmente;
4. Prefira memorizar sua senha, evitando anotações que possam cair em mãos erradas;
5. Sua senha é pessoal e intransferível. Jamais a revele a terceiros, nem mesmo para alguém de sua confiança;
6. Quando estiver digitando sua senha, verifique se não há alguém observando;
7. Não deixe sua senha armazenada em seu computador, celular ou dispositivos móveis. Se desconfiar que alguém a descobriu, substitua imediatamente por outra;
8. Não utilize senhas com números repetidos ou sequenciais, como: 11112222, 12354678, 1414, 1234, etc.

Você sabia que o Intersap Web permite:
1. O controle do tamanho mínimo das senhas;
2. A escolha da validade (prazo) da senha, forçando a renovação periódica;
3. Forçar o uso de letras maiúsculas na elaboração da nova senha;
4. Forçar o uso de letras minúsculas na elaboração da nova senha;
5. Forçar o uso de números na composição de senhas novas;

Além desses recursos, o programa da Macdata barra a repetição de senhas já utilizadas.

Se, apesar desses dispositivos, você levantar suspeitas de que persiste um grau de vulnerabilidade na escolha das senhas, basta procurar o Administrador Local do Intersap e mostrar o quadro abaixo para configuração de padrões mais sofisticados que garantem total segurança corporativa.

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Agenda e seus Relatórios de Compromissos

Você sabia que a Agenda agora possui dois novos relatórios criados para auxiliar o usuário a lidar com a gestão dos compromissos jurídicos?

Para acessar e gerar esses relatórios, basta clicar no Módulo Agenda/Operação e, em seguida, selecionar o botão Filtro Pesquisa (botão vertical do lado esquerdo). Veja a seta indicativa na imagem abaixo.

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Como no exemplo ilustrado abaixo, escolha alguns filtros e clique no botão Imprimir.

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Esses filtros permitem selecionar os diversos tipos de compromissos: por status, período, tipo de caso, advogado responsável e outros critérios. Assim você distribui e agiliza as tarefas do Escritório ou Departamento Jurídico.

Ao clicar na Impressora, após seleção dos filtros, duas opções de relatório serão abertas para sua escolha: Relatório Agenda de Compromissos e Listagem de Compromissos. Ambas possibilitam a solicitação de impressão em diferentes formatos, com especificação de quantidade de andamentos, linhas e etc. Experimente as duas e aproveite para verificar qual delas melhor atende a sua necessidade.

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Intersap Web preserva histórico de acordos trabalhistas em conciliações

Sistema da Macdata alerta sobre cobranças redundantes,
evitando prejuízos para as empresas

INTERSAP WEBDepartamentos jurídicos de empresas e escritórios de advocacia que utilizam o Intersap Web podem cadastrar em suas bases de dados não apenas os processos trabalhistas sob sua responsabilidade, mas, também os acordos obtidos nas Comissões de Conciliação Prévia. Tais acordos são reconhecidos por lei e, portanto, geram documentação relevante para as empresas e seus reclamantes. As principais vantagens de se cadastrar esses documentos no Intersap Web como se fossem processos judiciais são:

  1. Preservar o histórico dos acordos mantendo as informações em segurança e com fácil acesso
  2. Proteção contra futuras ações do mesmo reclamante. Após pagar o que foi combinado em cada acordo, a empresa corre o risco de ser processada pelo “reclamante” nos mesmos pedidos já quitados anteriormente. Com o cadastro das CCPs no Intersap, ao ser notificada de um processo jurídico novo qualquer, a empresa ou seus advogados consultam o nome do reclamante e conferem se os pedidos alvos do novo processo já foram quitados anteriormente

Controle

Saulo1“Um de nossos clientes participa de 80 conciliações em média por mês. Não seria nada fácil controlar tudo isso sem o Intersap. Felizmente, com o uso do sistema da Macdata, essa empresa já conseguiu evitar várias ocorrências de reclamantes que tentaram cobrar duplamente por direitos já quitados”, explica Saulo Figueiredo, gerente de Tecnologia da Informação da Macdata.

A Comissão de Conciliação Prévia (CCP) é um espaço de negociação e solução de conflitos trabalhistas entre empresas e trabalhadores estabelecido antes de se ingressar na Justiça do Trabalho com reclamação. A criação das Comissões de Conciliação Prévia, assim como dos juizados especiais de pequenas causas trabalhistas, teve como objetivo desafogar a Justiça do Trabalho do excessivo número de processos, com a atribuição de tentar conciliar os conflitos individuais do trabalho.

Sua obrigatoriedade, estabelecida por lei no ano 2000, foi julgada inconstitucional por decisão do Supremo Tribunal Federal em 2012. Mesmo sendo facultativa, essa prática continua sendo usada no dia a dia para se resolver litígios ligados às relações entre capital e trabalho no Brasil.

Produtividade

O Intersap Web é um programa de aplicação modular criado para solucionar etapas isoladas de um processo administrativo/jurídico ou ser empregado na gestão completa. Sua arquitetura, com storage construído por meio de algoritmos eficientes, permite navegação leve e intercâmbio com os softwares de gestão mais utilizados nas empresas. Possui qualidades idealizadas para garantir ganhos de produtividade, sobretudo em gestão de processos jurídicos, contratos, riscos, finanças e digitalização de documentos. O Intersap Web é fornecido pela Macdata no modelo SaaS – Software as a Service – em Data Center.

A precificação do serviço depende do número de processos a ser gerenciado. Isso significa que o Intersap Web é uma solução que atende às necessidades de usuários de todos os portes, com cobrança proporcional ao uso. Outra característica atraente do programa, carro-chefe da Macdata, é o controle de acesso, que pode ser estabelecido por IP, usuário, horários e outros. O próprio Intersap Web emite relatórios, garantindo supervisão sobre toda a atividade relacionada aos documentos.

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