Inserção de Documentos no Intersap – GED

Todos os processos jurídicos, consultivos ou administrativos são repletos de documentos. O uso das ferramentas do Intersap Web muito facilitam as tarefas de inserção, acesso, recuperação, classificação, associação ao caso, preservação histórica e manipulação desses documentos.

Não por acaso, o Intersap oferece um módulo chamado GED, criado para a Gestão Eletrônica dos Documentos. Se o seu Intersap ainda não possui este módulo, basta entrar em contato com nossa área comercial e obter tal atualização.

O primeiro passo para adicionar um documento a um processo é abrir o caso no Intersap e entrar na aba “Envio Eletrônico”, destacada em vermelho na imagem a seguir. A manipulação de documentos no Intersap pode ser iniciada pelo Módulo Casos, ou diretamente pelo Módulo GED (destacados em vermelho).

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Feito isso, a etapa seguinte consiste em classificar o documento.

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Há vários tipos diferentes de documentos relacionados aos casos. Entre os diversos exemplos, podemos citar: Atas de Audiência, Petições, Cálculos, Cartas Precatórias, Fotos, Certidões, Guias, Embargos, Impugnações e muitos outros.

Para inserir um documento, é necessário selecionar seu tipo, registrar a data de entrada e atribuir informações complementares úteis. Feito isso, basta clicar no botão “Procurar” e, em seguida, em “Enviar Imediato.”

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Neste momento, o arquivo é enviado aos servidores do Intersap para uma fila de verificação, podendo levar entre 1 a 5 minutos para ser publicado. Ao ser verificado e aprovado, o status do documento é acrescido da data de publicação. Antes só era atribuída uma data de envio. (ver imagem abaixo)

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Para consultar os documentos inseridos e seus respectivos status, você deve utilizar os filtros, podendo selecionar as datas de geração e status específicos, com exemplificado na imagem acima, ou só documentos com erros, não enviados, não publicados e excluídos.

Ao ser publicado (quando o status aparece com data de publicação preenchida), o arquivo poderá ser consultado e recuperado na aba Documentos.

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Utilização de Filtros em Relatórios Novos

Primeiramente, veja como criar relatórios novos. Na aba Relatórios, selecione o Módulo e o Modelo de Relatório em que deve ser aplicado o Filtro novo. Feitas estas seleções (o texto destacado fica em azul), o próximo passo será clicar no botão Novo (conforme ilustrado na imagem abaixo). A seleção do Módulo e do Modelo também indica a localização onde o relatório Novo será criado, dentro de uma lógica de fácil localização e reutilização.

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É muito importante atribuir um nome significativo ao relatório, permitindo sua identificação e fácil acesso. Considere também que o Intersap permite a criação de relatórios privados aos quais só você terá acesso. Veja a seta indicativa de Relatório Privado na imagem abaixo.

Neste ponto, o usuário vincula o filtro ao relatório escolhido. Na imagem abaixo deve ser indicada a opção seletiva Visualizar Meus filtros, evitando a exibição de todos os filtros criados pela empresa até então. Selecionada esta opção, surgirão apenas os seus filtros. Selecione o filtro criado e clique no botão OK. O relatório novo será então criado. O nome do documento será exibido em “Prontos para Impressão”.

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A seta indicativa da imagem a seguir chama a atenção para o relatório recém-criado e oferece dois recursos auxiliares interessantes. O botão azul, com “i” no centro, abre exemplos dos relatórios para sua visualização prévia (sensível ao contexto). Ele é ideal para conhecer os modelos de relatórios, com seus campos, e identificar quais atendem as suas necessidades. A seleção do canto superior direito que permite “Visualizar Apenas os Meus” (relatórios), sendo útil quando a empresa possui muitos documentos desse tipo armazenados. Sem ele, seria muito difícil a localização de um relatório em particular. Após selecionada, esta função exibirá apenas os relatórios criados por você.

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O próximo passo será adicionar ao relatório os dados filtrados. Vá então à aba Parâmetros (imagem), selecione o formato de impressão desejado (PDF, Excel, Word) e ajuste os parâmetros, que são peculiares a cada relatório. Feito isso, clique no botão Impressão. Aparecerá a seguinte mensagem: “Solicitação de Impressão Criada.”

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Exibida esta mensagem, entre na aba Processados e selecione o relatório recém-criado. Verifique seu status. Ao terminar o processamento dos dados, o status mudará de Emitindo para Emitido. Seu relatório estará pronto para impressão (PDF) ou para baixar em sua máquina (no caso de escolher o formato Excel). Para acessar o relatório pronto, selecione o documento (cor azul) e clique no botão de impressão (com seta indicativa na imagem abaixo). Pronto!

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Criação e Uso de Filtros nos Relatórios

A utilização de filtros permite “customizar” os relatórios disponíveis, comandando a extração de dados específicos mais próximos das necessidades diárias dos usuários.

Contudo, antes de se pensar na construção de um filtro, é importante conhecer o modelo do relatório alvo deste filtro e saber em que módulo o relatório está disponibilizado. Isso porque pode haver incoerência entre o filtro criado e modelo de relatório ao qual ele será associado, resultando num efeito inesperado ou indesejado.

O filtro permite, por exemplo, que o usuário selecione um universo de casos de uma determinada natureza jurídica, em uma localidade específica, dentro de um período desejado.

Exemplo:
– Tipo de caso: Jurídico;
– Área de atuação: Trabalhista;
– Comarca: São Paulo.

Podemos, assim, criar e salvar um filtro e reutilizá-lo sempre que necessário. Sendo muito importante atribuir textos explicativos tanto para o nome do filtro quanto para sua descrição. Dessa forma, consegue-se facilmente perceber a função dos filtros disponíveis, o que facilita sua reutilização por parte de todos os usuários, gerando cooperação produtiva.

Criando um novo filtro

1 – Selecione a opção FILTRO, clique no botão NOVO, informe o nome e a sua descrição.

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2 – Na aba Dados Básicos (abaixo), informe os itens a serem filtrados.

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3 – Na aba Dados Específicos selecione os itens de filtro. Não se esqueça que esta aba só será carregada após a seleção do tipo de caso.

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4 – Clique no botão salvar. Pronto!
Seu filtro já pode ser utilizado nos relatórios.

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Senha, elemento essencial para a segurança das informações

A senha do Intersap Web é uma assinatura eletrônica secreta que permite efetuar diversos procedimentos em processos jurídicos, administrativos e consultivos. Envolve enorme responsabilidade do usuário. Sendo assim, alguns cuidados devem ser observados e seguidos:

1. Evite senhas evidentes, como nomes, datas de aniversário, placa de automóvel, número de telefone etc.;
2. Escolha senhas complexas, de preferência com vários dígitos, alfanuméricas, que intercalam números e letras, como, por exemplo: e6n0g5h7;
3. Troque sua senha regularmente;
4. Prefira memorizar sua senha, evitando anotações que possam cair em mãos erradas;
5. Sua senha é pessoal e intransferível. Jamais a revele a terceiros, nem mesmo para alguém de sua confiança;
6. Quando estiver digitando sua senha, verifique se não há alguém observando;
7. Não deixe sua senha armazenada em seu computador, celular ou dispositivos móveis. Se desconfiar que alguém a descobriu, substitua imediatamente por outra;
8. Não utilize senhas com números repetidos ou sequenciais, como: 11112222, 12354678, 1414, 1234, etc.

Você sabia que o Intersap Web permite:
1. O controle do tamanho mínimo das senhas;
2. A escolha da validade (prazo) da senha, forçando a renovação periódica;
3. Forçar o uso de letras maiúsculas na elaboração da nova senha;
4. Forçar o uso de letras minúsculas na elaboração da nova senha;
5. Forçar o uso de números na composição de senhas novas;

Além desses recursos, o programa da Macdata barra a repetição de senhas já utilizadas.

Se, apesar desses dispositivos, você levantar suspeitas de que persiste um grau de vulnerabilidade na escolha das senhas, basta procurar o Administrador Local do Intersap e mostrar o quadro abaixo para configuração de padrões mais sofisticados que garantem total segurança corporativa.

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Agenda e seus Relatórios de Compromissos

Você sabia que a Agenda agora possui dois novos relatórios criados para auxiliar o usuário a lidar com a gestão dos compromissos jurídicos?

Para acessar e gerar esses relatórios, basta clicar no Módulo Agenda/Operação e, em seguida, selecionar o botão Filtro Pesquisa (botão vertical do lado esquerdo). Veja a seta indicativa na imagem abaixo.

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Como no exemplo ilustrado abaixo, escolha alguns filtros e clique no botão Imprimir.

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Esses filtros permitem selecionar os diversos tipos de compromissos: por status, período, tipo de caso, advogado responsável e outros critérios. Assim você distribui e agiliza as tarefas do Escritório ou Departamento Jurídico.

Ao clicar na Impressora, após seleção dos filtros, duas opções de relatório serão abertas para sua escolha: Relatório Agenda de Compromissos e Listagem de Compromissos. Ambas possibilitam a solicitação de impressão em diferentes formatos, com especificação de quantidade de andamentos, linhas e etc. Experimente as duas e aproveite para verificar qual delas melhor atende a sua necessidade.

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