Escritórios de advocacia podem atingir recordes de produtividade com a automação

Intersap Office leva a mais a avançada tecnologia corporativa
aos profissionais liberais

programa_intersapNão é mais privilégio das grandes corporações a alta tecnologia incorporada aos softwares de gestão jurídica. A Macdata disponibiliza ao mercado de escritórios o Intersap Office, versão do programa Intersap Web, utilizado em sociedades de advogados e departamentos jurídicos de empresas. Assim como seu irmão maior, o Intersap Office é um programa de aplicação modular criado para solucionar etapas isoladas de um processo administrativo/jurídico ou ser utilizado na gestão completa. Sua arquitetura, com storage construído por meio de algoritmos eficientes, permite navegação ágil. Possui qualidades idealizadas para garantir ganhos de produtividade, sobretudo em gestão de processos jurídicos e gerenciamento eletrônico de documentos.

A Macdata Tecnologia trabalha continuamente em aprimoramentos. As atualizações, portanto, são feitas de forma automática, sem necessidade de intervenção dos usuários.  Com o uso do Intersap Office, o escritório reduz a necessidade de investimentos na aquisição e manutenção da infraestrutura física de redes locais, servidores e instalação de softwares nos computadores. Os acessos são protegidos por senhas criptografadas, sendo possível determinar inúmeras restrições, desde tipo de documento até horários e IPs. O tráfego de informações é protegido por certificado SSL, auditado e reconhecido internacionalmente. O Intersap Office também opera pela internet e pode ser acessado a partir de qualquer computador conectado à rede. Veja algumas de suas características:

– Gerencia processos e documentação jurídicos, administrativos e consultivos.

– Registra andamentos, comentários, histórico, eventos e documentos.

– Fornece agenda em dois formatos: analítica e “Outlook”.

– Controla tarefas por usuários.

– Emite avisos de compromissos e tarefas por e-mail automaticamente.

– Restringe acessos por horários e por IP.

– Gerencia documentos eletronicamente.

– Fornece filtro de dados para emissão de relatórios.

– Gera relatórios (PDF, Excel e Word) detalhados, personalizados com nome e logotipo.

– Facilita o controle das tarefas dos colaboradores.

A forma de comercialização do Intersap Office usa o princípio do taylormade, ou seja, adaptável aos recursos e necessidades de cada usuário, que começa a trabalhar com o programa pagando no primeiro mês apenas o valor mínimo de R$ 69,90 referentes a uma quantidade de até 100 processos ativos.

Para mais detalhes, visite o site http://office.macdata.com.br/

 

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As 10 etapas do gerenciamento eletrônico de documentos

Consultor da Macdata explica processo para transformar papel em informação na Web

Não basta digitalizar. É preciso tratar todo tipo de documentação em papel de forma a garantir a integridade do conteúdo e sua acessibilidade via Internet. “Foi assim que a Macdata concebeu o sistema MacDigi, uma ferramenta capaz de eliminar grandes e onerosas quantidades de arquivos em papel e transformá-los em Bits (unidade de informação eletrônica armazenada)”, diz o consultor organizacional Fábio Orzi. Especializado em mensurar e incrementar a produtividade em escritórios de advocacia, além de departamentos jurídicos e administrativos de empresas, Orzi apresenta o passo-a-passo do fluxograma em operação na sede da Macdata, situada na Granja Viana (Cotia/SP).

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Recepção– Ao chegar à Macdata, a documentação enviada pelos clientes passa por manuseio e triagem.
Arquivamento– Todo o material em papel é guardado em arquivos de aço com classificação e etiquetagem destinadas a evitar extravios.
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Preparação– Devido à multiplicidade de formatos, os documentos em papel
recebem padronização pré-escaneamento.
Escâner– Além da tarefa de escanear, página-por-página, o operador monitora as imagens a fim de que as gravações preservem a máxima qualidade de leitura.
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Indexação– Depois de escaneados, os documentos recebem código de barras e indexação por assunto, data e outros indicadores capazes de facilitar sua recuperação.
Depósito– Os papéis, após digitalização, são mantidos encaixotados em estantes até decisão sobre sua destinação.
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Descarte– No caso de descarte, a papelada é embarcada em caminhões para posterior picotagem.
Acesso– A documentação em formato eletrônico é disponibilizada na Internet
com armazenamento no UOL, com quem a Macdata mantém parceria.
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Tela– Exemplo de documento ao alcance de usuários devidamente munidos de login e senha.
Coordenação– O consultor organizacional Fábio Orzi planeja e customiza a implantação do MacDigi nos clientes da Macdata.

 

Acesso via Internet e economia de espaço geram produtividade nas áreas jurídica e outras

Para o consultor Fabio Orzi, retorno do investimento ocorre após 6 meses

Com a crescente elevação dos custos imobiliários, ficou ainda mais atraente a gestão eletrônica de documentos (GED) em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, administrativos, financeiros, RH e outros. “Não faz mais sentido armazenar papelada em grandes áreas de escritório. Isso onera pesadamente os orçamentos das empresas”, argumenta o economista Fabio Orzi, consultor organizacional da Macdata. Com longa vivência nas áreas de auditoria e administração, Orzi prova por cálculos matemático-financeiros que a solução digital oferece de longe a melhor relação custo/benefício, um indicador capaz de fazer a diferença positiva na hora do balanço.

“Um espaço de 40 m2 numa área nobre de São Paulo, por exemplo, chega a custar por volta de R$ 4 mil reais mensais, incluindo aluguel, condomínio e IPTU. Se forem somadas despesas com pessoal, transporte de documentos, seguro e outras, o valor sobe ainda mais”, mostra o consultor da Macdata voltado a atender as necessidades dos clientes.” Quando o cliente adota a solução MacDigi, todos os volumosos processos armazenados em pastas passam a ser digitalizados. “Temos capacidade para digitalizar e indexar cerca de 50 mil páginas diariamente.” Os benefícios podem ser imediatamente sentidos nos escritórios, pois as informações digitalizadas são paulatinamente disponibilizadas pela internet.

Preparo

Processos judiciais e documentos administrativos recebem meticuloso tratamento da equipe Macdata, pois muitos chegam à sede da empresa, na Granja Viana, com imperfeições e formatações diversificadas. No escaneamento, o operador também realiza o tratamento das imagens. “Todas as informações precisam ser recuperadas. Então é importante esse monitoramento e controle de qualidade na hora de transformar papel em informação eletrônica”, explica Orzi.  Os documentos recebem código de barras e são indexados por data, assunto e outros indicadores que tornam automática sua recuperação via sistema de busca.

Outra característica do MacDigi é que o sistema dispensa uso de servidor próprio do cliente. “Todas as informações contam com a segurança do UOL, com quem a Macdata estabeleceu parceria. O risco de perda de conteúdo é zero”, garante o consultor. Esse acesso via Internet permite que os usuários habilitados, mediante login e senha, acessem os dados do escritório ou de qualquer outro ponto do Planeta via notebook, tablet ou smartphone.

Integração

O MacDigi pode ser integrado com outros sistemas da Macdata de administração de processos e também com os mais avançados softwares de gestão existentes no mercado e adotados internacionalmente. “Se os benefícios do MacDigi podem ser usufruídos imediatamente após o início da implantação, o retorno do investimento financeiro do cliente ocorre, em média, após seis meses da assinatura do contrato”, afirma Orzi.

Escritório Gastaldello acessa 7 mil processos pela web

Solução GED da Macdata foi implantada em 2012

 

Há vinte anos prestando serviços advocatícios, o Gastaldello Turco Barros e Advogados Associados conta hoje com cerca de 7.000 pAdriana_Advogada GASTALDELLOrocessos em sua base de dados eletrônica. A advogada Adriana Santos Barros, sócia do escritório, relata os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos implantada em 2012 pela Macdata. “Tivemos um acidente em nosso escritório, o que nos deixou sem acesso aos nossos arquivos. Foi aí então que decidimos optar pela segurança que o sistema digital proporciona quando bem estruturado. Num prazo de 6 meses, graças ao sistema MacDigi, conseguimos total acessibilidade a aproximadamente 6.000 processos.”

O MacDigi é o sistema da Macdata que digitaliza, armazena, classifica e disponibiliza pela web arquivos jurídicos e administrativos. “De forma organizada, sem desperdício de espaço físico, todos os profissionais habilitados do escritório podem agora acessar os processos via internet a qualquer tempo”, explica Adriana. De acordo com a causídica, o escritório Gastaldello deposita “total” confiança no sistema, pois: “em aproximadamente 18 meses de uso, não tivemos qualquer problema, o que já justificou o investimento.”

A sede do Gastaldello Turco Barros e Advogados Associados fica em São Bernardo do Campo (SP). Atua em Direito Administrativo, Ambiental, Bancário, Civil e Comercial, Consumidor, Imobiliário, Trabalho e Previdência Social, Tributário, Importação/Exportação e Terceiro Setor. A advogada Adriana Santos Barros reconhece que “gerenciamento de documentos costumava ser um grande problema no mundo jurídico.” Mas o quadro está mudando, “para melhor.” Sobre o impacto da informática no âmbito jurídico em geral, avalia que as “facilidades, agilidade e os benefícios da informatização estão sendo rapidamente percebidos.” No caso específico dos fóruns, a profissional preconiza “uma transformação com maior celeridade.”

 – O MacDigi é um sistema exclusivo da Macdata para administração de arquivos jurídicos por armazenamento e digitalização. Libera espaço físico, garantindo economia e proporcionando acesso via internet. Classifica toda documentação, mesmo nos mais extensos processos e arquivos. Permite fácil recuperação por sistema de busca integrado. 

Promoção de portabilidade digitaliza processos sem custo

A Macdata Tecnologia acaba de lançar uma promoção para escritórios de advocacia que adquirirem o Intersap Web – Gestor Jurídico, na versão Office Pro.

A empresa compromete-se a digitalizar o arquivo físico do escritório sem custos, em troca de um contrato de fidelidade para a utilização do gestor Intersap Web, ajustado pelo prazo de 24 meses.

Segundo Antonio Carlos Macedo, presidente da Macdata, o número de pastas digitalizadas, sem qualquer custo, irá depender do plano escolhido pelo cliente. “A empresa conta com infraestrutura adequada a grandes volumes de processos jurídicos, o que garante a realização desta promoção”, afirma.

O Intersap Web é fornecido no modelo SaaS – Software as a Service – em Data Center de alta segurança e disponibilidade, em parceria com a UOL-Diveo.

“O software e os dados podem ser acessados em qualquer lugar que disponibilize acesso à internet, ou seja, não estão mais restritos ao ambiente local de computação nem dependem da sincronização de mídias removíveis e, ao mesmo tempo, estão em um ambiente de alta segurança”, explica Antonio Carlos Macedo.

O novo gestor da Macdata incorpora recursos que prometem melhorar consideravelmente a produtividade, como por exemplo, um gerenciador de andamentos recebidos pelo sistema “push” dos Tribunais. Também é possível receber e administrar as publicações oficiais rastreadas diariamente nos diários oficiais.

Outro ponto forte do software é a segurança no tráfego de dados e nos mecanismos de recuperação de informações utilizados, também permite restringir acessos por “IPs”, horários e por períodos previamente determinados.

Informações detalhadas sobre esta promoção poderão ser obtidas no endereço http\\portabilidade.macdata.com.br

Processo digital e sustentabilidade

A experiência da Fenyo e Cunha Sociedade de Advogados

Túlio Marcus Carvalho Cunha*

Acompanhando a implacável evolução tecnológica dos últimos tempos, nós do escritório Fenyo e Cunha Sociedade de Advogados adotamos desde o ano de 2008 o programa MacDigi, da empresa Macdata, para digitalizar todos os processos que administramos.

Esta transição durou cerca de seis meses para ser concluída e hoje o escritório armazena digitalmente, através do sistema da Macdata, cerca de 5000 processos.

O software administra todas as etapas da gestão de arquivos processuais – desde a digitalização até seu armazenamento virtual.

A solução classifica e indexa os processos de acordo com sua especificação, gerando, assim, um número, por meio de código de barras, que é lido, datado e registrado em sistema para organizar e facilitar a localização do arquivo.

A adoção desta tecnologia nos conferiu maior agilidade na execução operacional, proporcionando mais tempo e recurso para o melhor desenvolvimento das atividades do escritório, colaborando também para a otimização do espaço físico e a redução no impacto ambiental, reduzindo em aproximadamente 45% o uso de papel.

Há ainda, além de economia em recursos financeiros, uma inestimável economia de recursos ambientais já que há uma diminuição na impressão de documentos e os papeis dos documentos digitalizados são encaminhados para a reciclagem.

Essa evolução tecnológica buscada pelo escritório não tem como finalidade apenas o acompanhamento da tendência dos Tribunais, a redução no impacto ambiental, mas também mostra transparência na relação havida com os clientes.

Desde que devidamente autorizado, qualquer pessoa pode acessar as informações dos processos que estão sob os cuidados do escritório, sem, contudo, alterar informações ou dados. O acesso é apenas para consulta, tal qual um arquivo físico.

Isso possibilita agilidade na informação para o cliente, bem como demonstra transparência na relação que temos com eles.

Acreditamos que com essa visão de futuro, onde buscamos antecipar as tendências e exigências do mercado, investindo na modernização e sofisticação do nosso trabalho, conseguimos conciliar uma política de sustentabilidade que garantirá um futuro melhor para as novas gerações.

*Diretor-sócio do escritório Fenyo e Cunha Sociedade de Advogados

Macdata disponibiliza três soluções tecnológicas para a área jurídica

Empresa inova ao colocar no mercado produtos essenciais para otimizar a gestão de documentos em escritórios de advocacia, fóruns e empresas.

Com um posicionamento pioneiro e inovador, a Macdata, especializada no desenvolvimento de sistemas corporativos, apresenta ao mercado três soluções tecnológicas que visam otimizar a rotina dos escritórios de advocacia, fóruns e do departamento jurídico das empresas.

A primeira delas é o MacDigi, idealizado para administrar todas as etapas que envolvem a gestão de arquivos, desde a digitalização de documentos ao seu armazenamento virtual. Esse sistema consiste em classificar e indexar os documentos de acordo com sua especificação. Assim, é gerado um número através de código de barras, que é lido, datado e registrado para organizar e facilitar a localização do arquivo. Dessa forma, por exemplo, os escritórios de advocacia otimizam seu espaço físico e também virtual, já que todo o material digitalizado é hospedado em servidores dedicados, com alto nível de segurança, suportados pela Macdata.

A sistematização desses processos gera outros benefícios e vantagens para as empresas e profissionais da área jurídica como a possibilidade de inserção de anotações nas páginas, ou seja, eliminam-se papeis e anexos, além da praticidade e facilidade de consulta e atualização dos comentários registrados. A localização do documento torna-se fácil e rápida, podendo ser reclassificada pelo próprio usuário, pois o sistema respeita datas cronológicas, nomenclatura tradicional dos atos jurídicos, bem como o andamento de processos. “Nosso principal objetivo é disponibilizar uma solução que dê dinamismo às operações, com relevante relação custo-benefício e que impulsione o desempenho das atividades dos clientes”, explica Antonio Carlos Macedo, presidente da Macdata.

Já o Certus é um sistema que oferece agilidade, exatidão e segurança na apuração de cálculos judiciais e extrajudiciais em processos da área cível. Além de efetuar análises contábeis, a ferramenta auxilia na contestação de valores dentro de um processo, conta ainda com uma gama enorme de aplicações como as regras do novo Código Civil, mais de 40 índices econômicos atualizados automaticamente, entre outras funcionalidades.

Na prática, o Certus realiza cálculos que englobam juros de mora, juros remuneratórios, juros compensatórios (aplicação simples ou composta), correção monetária (aplicação mensal ou pró-rata), multas, honorários de advogados e taxas judiciárias. “O mercado de softwares para a área jurídica tem potencial de crescimento de 30% para todo país em 2010, uma vez que a tecnologia está cada vez mais presente em diversas etapas desse segmento. Dentro de nossa estratégia de mercado, o Certus representará 8% de nosso faturamento no próximo ano”, comenta Macedo.

Outro produto é o MacView, solução customizada para organização e edição de imagens de processos judiciais, que possibilita a geração de apenas um único arquivo em PDF, até 90% mais leve que o formato original, com todas as páginas do processo judicial ordenadas para facilitar a consulta, o que também garante mais agilidade na hora de transpor documentos para o sistema e o envio por e-mail dos documentos. Somado a isso, é possível recortar, girar as imagens e, inclusive, inserir ou retirar barras e botões, o que torna o MacView ainda mais customizado às necessidades dos usuários.

“Cada vez mais o segmento judiciário está buscando soluções que tornem mais prática e dinâmica a atuação dos profissionais da área nos diversos momentos de consulta e estudo dos processos judiciais. Acreditamos que o MacView será uma ferramenta extremamente útil no dia a dia dos advogados”, conclui Macedo.

Sobre a Macdata – Fundada em 1988, a Macdata possui 10 mil clientes, conquistados por meio de sua atuação nacional com o desenvolvimento de soluções ligadas a informações comerciais, administração de lojas virtuais, controle de comunicação interna e externa, além de realizar serviços de consultoria nas áreas contábil, financeira, trabalhista e criminal.

Escritório de advocacia implanta software para gestão de arquivos processuais

O arquivamento físico de processos judiciais parece estar com os dias contados. Benefícios em termos de recursos, tempo e transparência são alguns dos atrativos que fazem da digitalização uma tendência não apenas nos tribunais de todo o país como também em escritórios de advocacia. Fenyo e Cunha Sociedade de Advogados entra na onda do futuro e nos conta os resultados da implantação do sistema Macdata, o software da empresa que administra todas as etapas da gestão de arquivos processuais.

Macdata lança solução inédita para gerenciamento de arquivos

Jornal Brasil (DF)

MacDigi possibilita otimização da rotina de consulta de documentos em geral e processos jurídicos, por meio de digitalização, indexação personalizada, acesso remoto, e redução de espaços físicos e virtuais dedicados à armazenagem das informações.

Com um posicionamento pioneiro e inovador, a Macdata, especializada no desenvolvimento de soluções corporativas, apresenta ao mercado o MacDigi, sistema brasileiro idealizado para administrar todas as etapas que envolvem a gestão de arquivos, desde a digitalização de documentos ao seu armazenamento virtual.

O serviço consiste em classificar e indexar os documentos de acordo com sua especificação. Assim, é gerado um número através de código de barras, que é lido, datado e registrado para organizar e facilitar a localização do arquivo. Dessa forma, por exemplo, os escritórios de advocacia otimizam seu espaço físico e também virtual, já que todo o material digitalizado é hospedado em servidores dedicados, com alto nível de segurança, suportados pela Macdata.

A sistematização desses processos gera outros benefícios e vantagens para as empresas e profissionais da área jurídica como a possibilidade de inserção de anotações nas páginas, ou seja, eliminam-se papeis e anexos, além da praticidade e facilidade de consulta e atualização dos comentários registrados. A localização do documento torna-se fácil e rápida, podendo ser reclassificada pelo próprio usuário, pois o sistema respeita datas cronológicas, nomenclatura tradicional dos atos jurídicos, bem como o andamento de processos.

Somado a isso, o MacDigi permite acesso remoto ao conteúdo digitalizado e possui interface amigável que propicia sua integração com outros softwares jurídicos já implantados. “Nosso principal objetivo é disponibilizar uma solução que dê dinamismo às operações, com relevante relação custo-benefício e que impulsione o desempenho das atividades dos clientes”, explica Antonio Carlos Macedo, presidente da Macdata.

Todo o processo de digitalização realizado pelo MacDigi é coordenado por advogados e está disponível para escritórios jurídicos de todos os portes. Outro benefício da solução diz respeito à agilidade em localizar processos para auditoria, rastreando depósitos para recursos judiciais, com a classificação de guias e controle de pagamentos, por exemplo.